14 Φεβρουάριος 2009
Comments: 0

Αναδιάταξη και σύνοψη δεδομένων

[embedplusvideo height=»447″ width=»560″ standard=»http://www.youtube.com/v/PfI8A79BpI4?fs=1&hd=1″ vars=»ytid=PfI8A79BpI4&width=560&height=447&start=&stop=&rs=w&hd=1&autoplay=1&react=0&chapters=&notes=» id=»ep7959″ /]

Με μια ματιά:

Στο tutorial αυτό θα μάθετε να ταξινομείτε τα δεδομένα σας με τη χρήση ενός ή περισσότερων κριτηρίων, να υπολογίζετε μερικά αθροίσματα, να οργανώνετε τα δεδομένα σας σε επίπεδα, και να αναζητάτε πληροφορίες σε μια λίστα δεδομένων.

Transcript:

Αν και το Excel 2007 απλοποιεί τη διαδικασία καταχώρισης των επαγγελματικών σας δεδομένων και τη διαχείριση τους μετά από την αποθήκευση σε κάποιο φύλλο εργασίας, σπανίως τα στοιχεία αυτά είναι σε θέση να απαντήσουν σε κάθε ερώτημα που σας απασχολεί.

Όταν ταξινομείτε δεδομένα σε ένα φύλλο εργασίας, αλλάζετε τη σειρά των γραμμών του φύλλου εργασίας με βάση το περιεχόμενο των κελιών μιας συγκεκριμένης στήλης. Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να ταξινομήσετε μια ομάδα γραμμών σε κάποιο φύλλο εργασίας, αλλά το πρώτο βήμα είναι να εντοπίσετε τη στήλη που περιέχει τις τιμές με βάση τις οποίες θα ταξινομηθούν οι γραμμές. Στο συγκεκριμένο παράδειγμα, για να βρείτε τις μεγαλύτερες τιμές θα μπορούσατε να επιλέξετε τα κελιά της στήλης Τιμή, και κατόπιν να εμφανίσετε την Κε­ντρική καρτέλα της διασύνδεσης με το χρήστη. Στη συνέχεια, στην ομάδα Επεξεργασία, πατήστε στο κουμπί Ταξινόμηση & φιλτράρισμα, και μετά επιλέξτε Ταξινόμηση από το μεγαλύτερο στο μικρότερο. Η επιλογή αυτή ορίζει στο Excel 2007 να τοποθετήσει τη γραμμή που έχει την υψηλότερη τιμή της στήλης Τιμή στην κορυφή του φύλλου εργασίας, και να συνεχίσει προς τα κάτω μέχρι τη χαμηλότερη τιμή.

Αν θέλετε να ταξινομήσετε τις γραμμές με την αντίθετη σειρά, δηλαδή από τα μικρότερα έσοδα προς τα μεγαλύτερα, επιλέξτε τα κελιά της στήλης Τιμή και μετά, από τη λίστα του κουμπιού Ταξινόμηση & φιλτράρισμα της ομάδας Επεξεργασία, επιλέξτε Ταξινόμηση από το μικρότερο στο μεγαλύτερο.

Τα κουμπιά Ταξινόμηση από το μικρότερο στο μεγαλύτερο και Ταξινόμηση από το μεγαλύτερο στο μικρότερο σάς επιτρέπουν να ταξινομείτε τις γραμμές ενός φύλλου εργασίας γρήγορα, αλλά μπορείτε να τα χρησιμοποιείτε μόνο για τις ταξινομήσεις που βασίζονται στα περιεχόμενα μίας μόνο στήλης, ακόμη και αν θέλετε να ταξινομήσετε με βάση δύο στήλες. Η ταξινόμηση γραμμών με βάση τα περιεχόμενα περισσότερων από μίας στηλών γίνεται στο πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση, όπου μπορείτε να επιλέξετε όσες στήλες θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως κριτήρια ταξινόμησης, και να ορίσετε αν η ταξινόμηση των γραμμών θα είναι σε αύξουσα ή σε φθίνουσα σειρά.

Για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση, εμφανίστε την Κεντρική καρτέλα και μετά, στην ομάδα Επεξεργασία, πατήστε στη διαταγή Ταξινόμηση & φιλτράρισμα και κατόπιν επι­λέξτε Προσαρμοσμένη ταξινόμηση.

excel_totorial_img_33

Αν η λίστα δεδομένων σας έχει γραμμή επικεφαλίδων, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Τα δεδομένα έχουν κεφαλίδες ώστε, όταν πατήσετε στο κάτω βέλος της κατηγορίας Στήλη δίπλα στο πεδίο Ταξινόμηση κατά, να εμφανιστούν οι επικεφαλίδες των στηλών. Αφού ορίσετε τη στήλη με βάση την οποία θέλετε να γίνει η ταξινόμηση, πατώντας στο κάτω βέλος του πεδίου Ταξινόμηση με βάση μπορείτε να επιλέξετε αν θέλετε να ταξινομήσετε με βάση την τιμή του κελιού, το χρώμα γεμίσματος του, το χρώμα της γραμματοσειράς του, ή με βάση το εικονίδιο που εμφανίζεται στο κελί.

Τέλος, μπορείτε να πατήσετε στο βέλος του πεδίου Διάταξη για να επιλέξετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να ταξινομήσει το Excel 2007 τις τιμές της στήλης. Η ακριβής λίστα εξαρτάται από τα στοιχεία της στήλης σας. Αν η στήλη περιέχει αριθμητικές τιμές, θα δείτε τις επιλογές Από το μεγαλύτερο στο μικρότερο, Από το μικρότερο στο μεγαλύτερο, και Προσαρμοσμένη λίστα. Αν η στήλη περιέχει τιμές κειμένου, οι επιλογές θα είναι Από το Α προς το Ω, Από το Ω προς το Α, και Προσαρμοσμένη Λίστα. Και αν η στήλη σας περιέχει ημερομηνίες, θα δείτε τις επιλογές Από το νεότερο προς το παλαιότερο, Από το παλαιότερο προς το νεότερο, και Προσαρμοσμένη λίστα.

Για να προσθέσετε, να μετακινήσετε, να αντιγράψετε, και να διαγράψετε επίπεδα ταξινόμησης, το μόνο που χρειάζεται είναι να πατήσετε στο αντίστοιχο κουμπί στο πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση. Για να διαχειριστείτε τα επίπεδα ταξινόμησης μιας περιοχής δεδομένων, πατήστε στο κουμπί Προσθήκη επιπέδου.

Το πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση περιέχει πεδία για τη δημιουργία ενός επιπέδου ταξινόμησης. Για να δημιουργήσετε ένα νέο επίπεδο, πατήστε στο κουμπί Προσθήκη επιπέδου. Για να διαγράψετε ένα επίπεδο, επιλέξτε το από τη λίστα και μετά πατήστε στο κουμπί Διαγραφή επιπέδου. Αν θέλετε να αλλάξετε μόνον ένα στοιχείο στο νέο επίπεδο, μπορείτε να κερδίσετε χρόνο επιλέγοντας Αντιγραφή επιπέδου, πράγμα που σας επιτρέπει να μεταφέρετε όλες τις ρυθμίσεις ενός κανόνα σε κάποιον άλλο. Τα κουμπιά Μετακίνηση επάνω και Μετακίνηση κάτω, που έχουν ένα επάνω βέλος και ένα κάτω βέλος αντίστοιχα, σας επιτρέπουν να αλλάξετε τη θέση ενός επιπέδου ταξινόμησης στη σειρά. Τέλος, πατώντας στο κουμπί Επιλογές εμφανίζετε το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές ταξινόμησης, το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αν θέλετε να ενεργοποιήσετε τη διάκριση πεζών-κεφαλαίων σε κάποιο επίπεδο ταξινόμησης.

Η προεπιλεγμένη ρύθμιση στο Excel 2007 είναι να ταξινομεί τους αριθμούς με βάση τις τιμές τους και τις λέξεις σε αλφαβητική σειρά, αλλά αυτό το μοτίβο δε λειτουργεί για κάποια σύνολα τιμών. Ένα παράδειγμα όπου η ταξινόμηση μιας λίστας σε αλφαβητική σειρά θα έδινε λανθασμένα αποτελέσματα είναι με τους μήνες του έτους. Σε ένα «αλφαβητικό» ημερολόγιο πρώτος μήνας είναι ο Απρίλιος και τελευταίος ο Φεβρουάριος! Ευτυχώς, το Excel 2007 έχει την ικανότητα να αναγνώριζα ένα πλήθος από ειδικές λίστες, όπως οι ημέρες της εβδομάδας και οι μήνες του έτους. Μπορείτε να κάνετε το Excel 2007 να ταξινομεί τα περιεχόμενα ενός φύλλου εργασίας με βάση τις τιμές μιας γνωστής λίστας· αν χρειαστεί, μπορείτε να δημιουργήσετε τη δική σας λίστα τιμών.

Για να δημιουργήσετε μια νέα λίστα, πληκτρολογήστε τις τιμές που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως δική σας λίστα σε μια συνεχή περιοχή κελιών, επιλέξτε τα κελιά, πατήστε στο κουμπί Office, και κατόπιν πατήστε στο κουμπί Επιλογές του Excel. Στην σελίδα Δημοφιλείς του πλαισίου διαλόγου που εμφανίζεται πατήστε στο κουμπί Επεξεργασία προσαρμοσμένων λιστών για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Προσαρμοσμένες λίστες. Η αναφορά της επιλεγμένης περιοχής κελιών εμφανίζεται στο πεδίο Εισαγωγή λίστας από τα κελιά. Για να αποθηκεύσετε τη λίστα σας, πατήστε στο κουμπί Εισαγωγή.

excel_totorial_img_34

Αφού ταξινομήσετε τις γραμμές ενός φύλλου εργασίας του Excel 2007 ή καταχωρίσετε τα δεδομένα με τρόπο που να μη χρειάζονται ταξινόμηση, μπορείτε να βάλετε το Excel 2007 να υπολογίσει μερι­κά αθροίσματα, δηλαδή αθροίσματα για ένα τμήμα των δεδομένων. Για παράδειγμα, σε ένα φύλλο εργασίας excel_totorial_img_35με τα έσοδα ανά μήνα μπορείτε να ταξινομήσετε τα έσοδά σας κατά κατηγορία, να επιλέξετε όλα τα κελιά που περιέχουν δεδομένα, και κατόπιν να ανοί­ξετε το πλαίσιο διαλόγου Μερικό άθροισμα. Για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Μερικό άθροισμα, εμφανίστε την καρτέλα Δεδομένα και μετά, στην ομάδα Περίγραμμα, πατήστε στο κουμπί Μερικό άθροισμα.

Στο πλαίσιο διαλόγου Μερικό άθροισμα μπορείτε να καθορίσετε τη στήλη στην οποία θα βασίσετε τα μερικά αθροίσματα (π.χ. όταν αλλάζει μια τιμή στη στήλη Εβδομάδα), τον υπολογισμό σύνοψης που θέλετε να εκτελέσετε, και τη στήλη ή τις στήλες με τις τιμές που θα συνοψιστούν.

Υπάρχουν τρεις τύποι χειριστηρίων στο τμήμα διάρθρωσης: τα κουμπιά Απόκρυψη Λεπτομερειών, τα κουμπιά Εμφάνιση λεπτομερειών, και τα κουμπιά επιπέδων. Μπορείτε να παexcel_totorial_img_36τήσετε στο κουμπί Απόκρυψη λεπτομερειών δίπλα σε μια ομάδα για να κρύψετε τις γραμμές της ομάδας αυτής. Βλέπετε ότι, αν πατήσετε στο κουμπί Απόκρυψη λεπτομερειών δίπλα στη γραμμή 27 θα κρύψετε τις γραμμές 15 έως 26, αλλά θα αφήσετε ορατή τη γραμμή 27 η οποία φιλοξενεί το μερικό άθροισμα της ομάδας.

Όταν κρύβετε μια ομάδα γραμμών, το κουμπί δίπλα σε αυτή μετατρέπεται σε κουμπί Εμφάνιση λεπτομερειών. Πατώντας στο κουμπί Εμφάνιση λεπτομερειών κάποιας ομάδας επαναφέρετε τις γραμμές της ομάδας στο φύλλο εργασίας.

Τα κουμπιά επιπέδων αποτελούν το άλλο σύνολο κουμπιών στο τμήμα διάρθρωσης ενός φύλλου εργασίας με μερικά αθροίσματα. Κάθε κουμπί αντιπροσωπεύει ένα επίπεδο οργάνωσης του φύλλου εργασίας πατώντας σε ένα κουμπί επιπέδου, κρύβετε όλα τα επίπεδα λεπτομερειών που βρίσκονται χαμηλότερα από το κουμπί στο οποίο πατήσατε.

Αν θέλετε, μπορείτε να προσθέσετε επίπεδα λεπτομέρειας στη διάρθρωση που δημιουργεί το Excel 2007. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να κρύψετε τα έσοδα του Ιανουαρίου και του Φεβρουάριου. Για να δημιουργήσετε μια νέα ομάδα διάρθρωσης μέσα σε μια υπάρχουσα ομάδα, επιλέξτε τις γραμμές που θέλετε να συμπεριλάβετε σε αυτή. Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Περίγραμμα, δείξτε στη διαταγή Ομαδοποίηση και στη συνέχεια επιλέξτε Ομαδοποίηση.

excel_totorial_img_37

Για να αφαιρέσετε μια ομάδα, επιλέξτε τις γραμμές που περιέχει και επιλέξτε Κατάργηση ομαδοποίησης από την ομάδα Περίγραμμα της καρτέλας Δεδομένα.

Comments are closed.