9 Φεβρουάριος 2009
Comments: 0

Εστίαση σε συγκεκριμένα δεδομένα με την χρήση φίλτρων

[embedplusvideo height=»447″ width=»560″ standard=»http://www.youtube.com/v/o8UYC5oGN1M?fs=1&hd=1″ vars=»ytid=o8UYC5oGN1M&width=560&height=447&start=&stop=&rs=w&hd=1&autoplay=1&react=0&chapters=&notes=» id=»ep9160″ /]

Με μια ματιά:

Στο titorial αυτό θα μάθετε να περιορίζετε τα δεδομένα που εμφανίζονται στα φύλλα εργασίας σας, να χειρίζεστε τις λίστες δεδομένων, και να δημιουργείτε κανόνες επικύρωσης ώστε να εξασφαλίζετε την καταχώριση κατάλληλων τιμών για τα δεδομένα σας.

Transcript:

Στα λογιστικά φύλλα του Excel 2007 μπορείτε να καταχωρίσετε όσα δεδομένα χρειάζεστε, αλλά ίσως δε χρειάζεται να χρησιμοποιείτε όλα τα στοιχεία του φύλλου εργασίας ταυτόχρονα. Έχετε τη δυνατότητα να περιορίσετε τα δεδομένα που εμφανίζονται σε ένα φύλλο εργασίας, δημιουργώντας φίλτρα, δηλαδή κανόνες που επιλέγουν ποιες γραμμές θα είναι ορατές στο φύλλο εργασίας.

Για να δημιουργήσετε ένα φίλτρο, πατήστε σε ένα κελί της ομάδας στην οποία θέλετε να εφαρμόσετε το φίλτρο και κατόπιν, στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Επεξεργασία, πατήστε στο κουμπί Ταξινόμηση & φιλτράρισμα και στη συνέχεια επιλέξτε Φίλτρο. Μετά από αυτό, το Excel 2007 εμφανίζει ένα βέλος φίλτρου στο κάτω δεξιό άκρο του πρώτου κελιού κάθε στήλης της επιλεγμένης περιοχής. Το βέλος δείχνει ότι είναι ενεργοποιημένη η λειτουργία Αυτόματου Φίλτρου του Excel 2007.

excel_totorial_img_29

Πατώντας στο κάτω βέλος εμφανίζετε μια λίστα με επιλογές φίλτρου και μια λίστα με τις μοναδικές τιμές της στήλης. Τα πρώτα στοιχεία της λίστας είναι επιλογές ταξινόμησης, ακολουθούμενες από το στοιχείο Απαλοιφή φίλτρου. Η επόμενη επιλογή που εμφανίζεται στη λίστα εξαρτάται από το είδος των δεδομένων της στήλης. Για παράδειγμα, αν η στήλη περιέχει ένα σύνολο ημερομηνιών, το στοιχείο ονομάζεται Φίλτρα ημερομηνίας. Πατώντας στο στοιχείο αυτό, εμφανίζετε μια λίστα επιλογών που αντιστοιχεί στο συγκεκριμένο τύπο δεδομένων.

Όταν πατάτε σε μια επιλογή φίλτρου, το Excel 2007 εμφανίζει ένα πλαίσιο διαλόγου που σας επιτρέπει να ορίσετε τα κριτήρια του φίλτρου. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα φίλτρο που εμφανίζει μόνο τις ημερομηνίες μετά την 4η Απριλίου 2009.

Με την επιλογή Προσαρμοσμένο φίλτρο από τη λίστα Αυτόματου φίλτρου μπορείτε να ορίσετε έναν κανόνα που θα χρησιμοποιήσει το Excel 2007 για να αποφασίσει ποιες γραμμές θα εμφανιστούν μετά την εφαρμογή του φίλτρου.

Το Excel 2007 δείχνει ότι στη στήλη έχει εφαρμοστεί κάποιο φίλτρο αλλάζοντας το βέλος φίλτρου της στήλης με ένα εικονίδιο που μοιάζει με χωνί. Αφού ολοκληρώσετε την εξέταση των δεδομένων σας με τη χρήση του φίλτρου, μπορείτε να καταργήσετε το φίλτρο πατώντας στο βέλος φίλτρου της στήλης και επιλέγοντας Απαλοιφή φίλτρου. Για να απενεργοποιήσετε το φίλτρο, εμφανίστε την καρτέλα Δεδομένα της διασύνδεσης με το χρήστη και μετά, στην ομάδα Ταξινόμηση & φιλτράρισμα, πατήστε στο κουμπί Φίλτρο.

excel_totorial_img_30Αν θέλετε να δημιουργήστε μια λίστα με τις μοναδικές τιμές ανά γραμμή της λίστας δεδομένων, πατήστε σε οποιοδήποτε κελί της λίστας δεδομένων, εμφανίστε την καρτέλα Δεδομένα της διασύνδεσης και στη συνέχεια, στην ομάδα Ταξινόμηση & φιλτράρισμα, πατήστε στο κουμπί Για προχωρημένους για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Σύνθετο φίλτρο.

Στο πεδίο Περιοχή λίστας πληκτρολογήστε την αναφορά της περιοχής κελιών για την οποία θέλετε να εμφανίσετε τις μοναδικές τιμές, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Μοναδικές εγγραφές μόνο και μετά πατήστε στο ΟΚ ώστε το Excel 2007 να παρουσιάσει την πρώτη εμφάνιση κάθε τιμής.

Ένας σημαντικός παράγοντας για τη δημιουργία αποδοτικών και εύχρηστων φύλλων εργασίας είναι να εξασφαλίσετε ότι τα δεδομένα που θα καταχωριστούν σε αυτά θα είναι όσο γίνεται πιο ακριβή. Αν και δεν είναι δυνατόν να προβλέψετε κάθε σφάλμα πληκτρολόγησης ή μεταφοράς από το χαρτί που θα συμβεί, μπορείτε να ορίσετε έναν κανόνα επικύρωσης ώστε να είστε σίγουροι ότι τα δεδομένα που καταχωρίζονται σε ένα κελί πληρούν συγκεκριμένα κριτήρια. Οι κανόνες επικύρωσης δημιουργούνται μέσω του πλαισίου διαλόγου Επικύρωση δεδομένων. Μπορείτε να χρησιμοποιείτε το πλαίσιο διαλόγου Επικύρωση δεδομένων για να καθορίζετε τον τύπο των δεδομένων που θα επιτρέπει το Excel 2007 σε ένα κελί και κατόπιν, ανάλογα με τον τύπο αυτόν, να ορίζετε συνθήκες που πρέπει να ικανοποιούν τα δεδομένα ώστε να γίνουν αποδεκτά στο συγκεκριμένο κελί.

excel_totorial_img_31

Ο ορισμός κανόνων επικύρωσης ακριβείας σας βοηθάει να αποφεύγετε σφάλματα όπως η πληκτρολόγηση του ονόματος στο κελί που προορίζεται για τον αριθμό τηλεφώνου, ή ο καθορισμός ενός χρηματικού ποσού επάνω από ένα συγκεκριμένο επίπεδο. Για να υποχρεώσετε τους χρήστες να πληκτρολογούν αριθμητική τιμή σε ένα κελί, εμφανίστε την καρτέλα Ρυθμίσεις του πλαισίου διαλόγου Επικύρωση δεδομένων, πατήστε στο κάτω βέλος Επιτρεπόμενη καταχώρηση και, ανάλογα με τις ανάγκες σας, διαλέξτε από τη λίστα που θα εμφανιστεί μια από τις επιλογές Ακέραιος αριθμός ή Δεκαδικός. Παρακολουθήστε τι θα συμβεί αν πληκτρολογήσουμε μια έγκυρη τιμή και διαδοχικά μία που να μην τηρεί τις προϋποθέσεις του κελιού στο παράδειγμα.

Αν θέλετε να ορίσετε τον ίδιο κανόνα επικύρωσης για excel_totorial_img_32μια ομάδα κελιών, μπορείτε να το κάνετε επιλέγοντας τα κελιά στα οποία θα τον εφαρμόσετε και προσαρμόζοντας τον κανόνα στο πλαίσιο διαλόγου Επικύρωση δεδομένων. Κάτι σημαντικό που πρέπει να θυμάστε είναι ότι το Excel 2007 σας επιτρέπει να δημιουργείτε κανόνες επικύρωσης για κελιά στα οποία έχετε ήδη καταχωρίσει δεδομένα. Το Excel 2007 δε σας ενημερώνει για τυχόν κελιά που περιέχουν δεδομένα τα οποία παραβιάζουν τον κανόνα, αλλά μπορείτε να τα εντοπίσετε μόνοι σας λέγοντας στο πρόγραμμα να τα τοποθετήσει σε κύκλο. Για το σκοπό αυτόν, εμφανίστε την καρτέλα Δεδομένα της διασύνδεσης και κατόπιν, στην ομάδα Εργαλεία δεδομένων, πατήστε στο κάτω βέλος του κουμπιού Επικύρωση δεδομένων. Στο μενού που εμφανίζεται πατήστε στη διαταγή Περικύκλωση μη έγκυρων δεδομένων για να τοποθετήσετε σε κύκλο τα κελιά με τα μη έγκυρα δεδομένα. Όταν θελήσετε να κρύψετε τους κύκλους, πατήστε στο κάτω βέλος του κουμπιού Επικύρωση δεδομένων και επιλέξτε τη διαταγή Κατάργηση περικύκλωσης.

Φυσικά, είναι κάπως ενοχλητικό να προσπαθείτε να καταχωρίσετε δεδομένα σε κάποιο κελί και να εμφανίζεται ένα μήνυμα που σας λέει ότι τα δεδομένα σας δεν είναι αποδεκτά, χωρίς να σας εξηγεί τους κανόνες που πρέπει να τηρήσετε. Το Excel 2007 σας επιτρέπει να δημιουργείτε μηνύματα που ενημερώνουν το χρήστη για τις τιμές που αναμένονται πριν από την καταχώριση των δεδομένων και, αν οι συνθήκες δεν πληρούνται, του τις υπενθυμίζουν σε ένα προσαρμοσμένο μήνυμα σφάλματος.

Για να απενεργοποιήσετε την επικύρωση δεδομένων σε ένα κελί, εμφανίστε την καρτέλα Ρυθμίσεις του πλαισίου διαλόγου Επικύρωση δεδομένων και πατήστε στο κουμπί Απαλοιφή όλων στην κάτω αριστερή γωνία του πλαισίου διαλόγου.

Comments are closed.