29 Απρίλιος 2009
Comments: 0

Αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών με μακροεντολές

[embedplusvideo height=»447″ width=»560″ standard=»http://www.youtube.com/v/5nxfYhs-snI?fs=1&hd=1″ vars=»ytid=5nxfYhs-snI&width=560&height=447&start=&stop=&rs=w&hd=1&autoplay=1&react=0&chapters=&notes=» id=»ep9989″ /]

Με μια ματιά:

Στο tutorial αυτό θα μάθετε να ανοίγετε, να εκτελείτε, να δημιουργείτε, και να τροποποιείτε μακροεντολές· να δημιουργείτε κουμπιά και σχήματα στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης που θα σας επιτρέπουν να εκτελείτε μακροεντολές με ένα πάτημα του ποντικιού σας και να ορίζετε ρυθμίσεις ασφαλείας για τις μακροεντολές.

Transcript:

Αφού δουλέψετε λίγο με τα έγγραφα σας στο Excel 2007, μάλλον θα διαπιστώσετε ότι υπάρχουν κάποιες σειρές ενεργειών που ακολουθείτε συχνά. Αν και πολλές από τις ενέργειες αυτές (όπως η αποθήκευση αλλαγών και η εκτύπωση) μπορείτε να τις φέρετε σε πέρας γρήγορα, μερικές ακολουθίες περιλαμβάνουν πάρα πολλά βήματα και χρειάζονται αρκετό χρόνο για να γίνουν «με το χέρι». Για παράδειγμα, ίσως πρέπει να επισημάνετε έναν αριθμό κελιών ενός φύλλου εργασίας για να παρουσιάσετε μια πλευρά των δεδομένων σας. Αντί να επισημαίνετε τα κελιά με το χέρι κάθε φορά που παρουσιάζετε τα ευρήματα σας, μπορείτε να δημιουργήσετε μια μακροεντολή, δηλαδή μη σειρά αυτοματοποιημένων ενεργειών, που θα επισημαίνει τα κελιά για λογαριασμό σας.

Είναι πιθανό κάποιοι κακόβουλοι προγραμματιστές να γράψουν κώδικα ιών και άλλων επιβλαβών προγραμμάτων στη γλώσσα προγραμματισμού Microsoft Virtual Basic for Applications (VBA), οπότε πρέπει να εξασφαλίσετε ότι δε θα εκτελείτε μακροεντολές από άγνωστες πηγές. Το Excel 2007 διαθέτει διάφορους τύπους αρχείων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να καθορίσετε αν στο βιβλίο εργασίας σας θα επιτρέπεται η εκτέλεση μακροεντολών.

Συνοπτικά οι τύποι αρχείων που αφορούν τις μακροεντολές

  • .xlsx – Κανονικό βιβλίο εργασίας του Excel 2007∙ οι μακροεντολές είναι απενεργοποιημένες
  • .xlsm – Κανονικό βιβλίο εργασίας του Excel 2007∙ οι μακροεντολές είναι ενεργοποιημένες.
  • xltx – Πρότυπο βιβλίο εργασίας του Excel 2007∙ οι μακροεντολές είναι απενεργοποιημένες
  • .xltxm – Πρότυπο βιβλίο εργασίας του Excel 2007∙ οι μακροεντολές είναι ενεργοποιημένες

Όταν ανοίγετε ένα βιβλίο εργασίας με ενεργοποιημένες μακροεντολές, οι ρυθμίσεις ασφαλείας επιπέδου προγράμματος του Excel 2007 μπορεί να μην επιτρέψουν την εκτέλεση του κώδικα των μακροεντολών στο βιβλίο εργασίας. Όταν συμβαίνει αυτό, το Excel 2007 εμφανίζει μια προειδοποίηση ασφαλείας στη γραμμή μηνυμάτων. Πατήστε στο κουμπί Επιλογές για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές ασφάλειας του Microsoft Office.

excel_totorial_img_77

Αν αναμένετε ένα βιβλίο εργασίας που περιέχει μακροεντολές και η προέλευση του σας είναι γνωστή, μπορείτε να διαλέξετε το κουμπί επιλογής Ενεργοποίηση αυτού του περιεχομένου και μετά να πατήσετε στο ΟΚ για να ενεργοποιήσετε τις μακροεντολές του βιβλίου εργασίας. Αφιερώστε τον απαραίτητο χρόνο για να εξακριβώσετε την προέλευση του βιβλίου εργασίας, και αν πραγματικά πρέπει να περιέχει μακροεντολές, πριν ενεργοποιήσετε το περιεχόμενο.

Μπορείτε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις ασφαλείας σε επίπεδο προγράμματος σε περισσότερο ή λιγότερο περιοριστικές· για το σκοπό αυτόν, πατήστε στο κουμπί Office, μετά πατήστε στο κουμπί Επιλογές του Excel, και κατόπιν, στο πλαίσιο διαλόγου Επιλογές του Excel, πατήστε στην κατηγορία Κέντρο αξιοπιστίας. Στην σελίδα που εμφανίζεται, πατήστε στο κουμπί Ρυθμίσεις Κέντρα αξιοπιστίας για να ανοίξετε το ομώνυμο πλαίσιο διαλόγου.

excel_totorial_img_78

 Το προεπιλεγμένο επίπεδο ασφαλείας μακροεντολών του Excel 2007 είναι Απενεργοποίηση όλων των μακροεντολών με ειδοποίηση, που σημαίνει ότι το Excel 2007 εμφανίζει μια προειδοποίηση στη γραμμή μηνυμάτων, αλλά μπορείτε να ενεργοποιήσετε τις μακροεντολές πατώντας στο κουμπί Επιλογές και ενεργοποιώντας το κουμπί επιλογής Ενεργοποίηση αυτού του περιεχομένου. Η επιλογή Απενεργοποίηση όλων των μακροεντολών χωρίς ειδοποίηση κάνει ακριβώς αυτό που σημαίνει το όνομα της.

Ο καλύτερος τρόπος για να πάρετε μια ιδέα για τον τρόπο λειτουργίας των μακροεντολών είναι να εξετάσετε μια υπάρχουσα. Για το σκοπό αυτόν, ανοίξτε την καρτέλα Προβολή. Στην ομάδα Μακροεντολές, πατήστε στο κουμπί Μακροεντολές και μετά επιλέξτε Προβολή μακροεντολών.

Στο πλαίσιο διαλόγου Μακροεντολές υπάρχει μια λίστα με τις μακροεντολές του βιβλίου εργασίας σας. Για να δείτε τον κώδικα μιας μακροεντολής, πατάτε στο όνομα της μακροεντολής και μετά επιλέγετε Επεξεργασία για να ανοίξετε το παράθυρο Microsoft Virtual Basic Editor.

excel_totorial_img_79

 Οι μακροεντολές του Excel 2007 καταγράφονται σε γλώσσα VBA. Στην προηγούμενη εικόνα βλέπετε τον κώδικα μιας μακροεντολής η οποία επισημαίνει την περιοχή κελιών C4:C8 και εφαρμόζει έντονη μορφοποίηση στα κελιά. Μετά από τις εισαγωγικές πληροφορίες σχετικά με τη μακροεντολή (το όνομα και την ημερομηνία δημιουργίας της), στην πρώτη γραμμή της ορίζεται η περιοχή κελιών που θα επιλεγεί (στην περίπτωση μας, τα κελιά C4:C8). Αφού η μακροεντολή επιλέξει τα κελιά, στην επόμενη γραμμή αλλάζει τη μορφοποίηση των επιλεγμένων κελιών σε έντονη, πράγμα που είναι το ίδιο με το πάτημα σε ένα κελί και στη συνέχεια πάτημα στο κουμπί Έντονη γραφή της ομάδας Γραμματοσειρά στην Κεντρική καρτέλα.

Για να δείτε πώς δουλεύει η μακροεντολή, μπορείτε να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Μακροεντολές, να πατήσετε στο όνομα της μακροεντολής που θέλετε να εξετάσετε, και να επιλέξετε Βήμαexcel_totorial_img_80. Εμφανίζεται το παράθυρο Microsoft Virtual Basic Editor, με επισημασμένη την επόμενη εντολή που θα εκτελεστεί.

Για να εκτελέσετε μια εντολή, πατήστε F8. Η επισήμανση μετακινείται στην επόμενη εντολή, και το φύλλο εργασίας σας αλλάζει σύμφωνα με την ενέργεια που προέκυψε από την εκτέλεση της προηγούμενης εντολής.

Για να εκτελέσετε μια μακροεντολή χωρίς να σταματάτε μετά από κάθε εντολή της, ανοίξτε το πλαίσιο διαλόγου Μακροεντολές, πατήστε στη μακροεντολή που θέλετε να εκτελέσετε, και μετά πατήστε στο κουμπί Εκτέλεση. Συνήθως τις μακροεντολές τις εκτελείτε με αυτόν τον τρόπο ∙ στο κάτω-κάτω, ο λόγος χρήσης τους είναι η οικονομία χρόνου.

Το πρώτο βήμα για τη δημιουργία μιας μακροεντολής είναι να σχεδιάσετε τη διαδικασία που θέλετε να αυτοματοποιήσετε. Οι σύγχρονοι υπολογιστές είναι αρκετά γρήγοροι, οπότε η προσθήκη ενός επιπλέον βήματος που δεν επηρεάζει το αποτέλεσμα μιας διαδικασίας δεν πρόκειται να σας επιβραδύνει σημαντικά, αλλά η παράλειψη ενός βήματος σημαίνει ότι πρέπει να καταγράψετε ξανά τη μακροεντολή σας. Αφού σχεδιάσετε τη διαδικασία, μπορείτε να δημιουργήσετε μια μακροεντολή πατώντας στην καρτέλα Προβολή και μετά, στην ομάδα Μακροεντολές, πατώντας στο κάτω βέλος του κουμπιού Μακροεντολές. Από τη λίστα που εμφανίζεται, επιλέξτε Καταγραφή μακροεντολής. Θα ανοίξει έτσι το πλαίσιο διαλόγου Καταγραφή μακροεντολής.

Αφού πληκτρολογήσετε το όνομα της μακροεντολής σας στο πλαίσιο κειμένου Όνομα μακροεντολής, πατήστε στο ΟΚ. Μπορείτε τώρα να εκτελέσετε τις ενέργειες που θέλετε να επαναλάβει κατόπιν το Excel 2007 ∙ όταν τελειώσετε, πατήστε στην καρτέλα Προβολή και μετά, στην ομάδα Μακροεντολές, πατήστε στο κάτω βέλος του κουμπιού Μακροεντολές. Από τη λίστα που εμφανίζεται, επιλέξτε Διακοπή καταγραφής για να προσθέσετε τη μακροεντολή σας στη λίστα των διαθέσιμων στο βιβλίο εργασίας μακροεντολών.

Για να τροποποιήσετε μια υπάρχουσα μακροεντολή, μπορείτε απλώς να τη διαγράψετε και να την καταγράψετε πάλι. Ή, αν θέλετε να κάνετε μια γρήγορη αλλαγή, μπορείτε να την ανοίξετε στο παράθυρο Virtual Basic Editor και να προσθέσετε ή να τροποποιήσετε τις εντολές της. Για να διαγράψετε μια μακροεντολή, ανοίξτε το πλαίσιο διαλόγου Μακροεντολές, πατήστε στη μακροεντολή που θέλετε να διαγράψετε, και μετά πατήστε στο κουμπί Διαγραφή.

Η νέα διασύνδεση με το χρήστη, η Κορδέλα, σας δίνει τη δυνατότητα να ανακαλύπτετε γρήγορα τις διαταγές που διαθέτει το Excel 2007, αλλά μπορεί να χρειαστείτε κάποια δευτερόλεπτα για να εμφανίσετε την καρτέλα Προβολή, να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Μακροεντολές, να επιλέξετε τη μακροεντολή που θέλετε να εκτελέσετε, και να πατήσετε στο κουμπί Εκτέλεση. Όταν είστε στο μέσο μιας παρουσίασης, ακόμη και αυτά τα λίγα δευτερόλεπτα μπορούν σας κόψουν τη φόρα και να σας αναγκάσουν να προσπαθήσετε να ξανακερδίσετε την προσοχή του ακροατηρίου σας. Το Excel 2007 σας παρέχει διάφορους τρόπους που κάνουν πιο εύκολα προσπελάσιμες τις μακροεντολές σας.

Αν θέλετε να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Μακροεντολές γρήγορα, μπορείτε να προσθέσετε το κουμπί Προβολή μακροεντολών στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης. Για το σκοπό αυτόν, πατήστε στο κουμπί Προσαρμογή γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης στο δεξιό άκρο της γραμμής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης, και μετά πατήστε στο κουμπί Περισσότερες εντολές για να εμφανίσετε την καρτέλα Προσαρμογή του πλαισίου διαλόγου Επιλογές του Excel.

excel_totorial_img_82

 Όταν εμφανίσετε την ομάδα διαταγών Δημοφιλείς εντολές, θα δείτε ότι ένα από τα τελευταία στοιχεία στο τμήμα παραθύρου διαταγών είναι η διαταγή Προβολή μακροεντολών. Αν πατήσει στο στοιχείο Προβολή μακροεντολών, μετά στο κουμπί Προσθήκη, και μετά στο ΟΚ, το Excel 2007 θα προσθέσει τη διαταγή στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης και θα κλείσει το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές του Excel. Πατώντας στο κουμπί Προβολή μακροεντολών στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης, ανοίγετε το πλαίσιο διαλόγου Μακροεντολές χωρίς να πρέπει να εμφανίσετε την καρτέλα Προβολή και να μετακινήσετε το δείκτη του ποντικιού στο δεξιό άκρο της Κορδέλας, πράγμα που σας εξοικονομεί αρκετό χρόνο.

Αν προτιμάτε να εκτελείτε μια μακροεντολή χωρίς να ανοίγετε το πλαίσιο διαλόγου Μακροεντολές, μπορείτε να το κάνετε προσθέτοντας ένα κουμπί για τη μακροεντολή στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης. Πατώντας σε αυτό το κουμπί θα εκτελείτε τη μακροεντολή αμέσως, πράγμα πολύ εύχρηστο όταν έχετε δημιουργήσει μια μακροεντολή για μια εργασία που εκτελείτε συχνά. Για να προσθέσετε στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης ένα κουμπί για μια μακροεντολή πατήστε στο κουμπί Προσαρμογή γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης στο δεξιό άκρο της γραμμής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης και μετά πατήστε στο κουμπί Περισσότερες εντολές για να εμφανίσετε την καρτέλα Προσαρμογή του πλαισίου διαλόγου Επιλογές του Excel. Εδώ πατήστε στο κάτω βέλος του πλαισίου Επιλογή εντολών από και επιλέξτε Μακροεντολές. Πατήστε στη μακροεντολή που θέλετε να αντιπροσωπεύεται στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης πρόσβασης, πατήστε στο κουμπί Προσθήκη, και μετά πατήστε στο ΟΚ.

Αν προσθέσετε περισσότερα από ένα κουμπιά μακροεντολών στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης, ή αν θέλετε να αλλάξετε το κουμπίexcel_totorial_img_83 της μακροεντολής σας, μπορείτε να διαλέξετε ένα καινούργιο κουμπί από περισσότερες από 160 επιλογές. Για να αναθέσετε ένα άλλο κουμπί στη μακροεντολή σας, πατήστε στο όνομα της μακροεντολής στο τμήμα παραθύρου Προσαρμογή γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης και πατήστε στο κουμπί Τροποποίηση για να εμφανίσετε τις επιλογές σας. Πατήστε στο κουμπί που θέλετε, πληκτρολογήστε μια νέα τιμή κειμένου που θα εμφανίζεται όταν ο χρήστης αφήνει το δείκτη του ποντικιού του επάνω στο κουμπί, και στη συνέχεια πατήστε δύο φορές στο ΟΚ (την πρώτη φορά για να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου Τροποποίηση κουμπιού και τη δεύτερη για να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές του Excel).

Τέλος, μπορείτε να ορίσετε στο Excel 2007 να εκτελεί μια μακροεντολή όταν πατάτε σε ένα σχήμα στο βιβλίο εργασίας σας. Η ανάθεση μακροεντολών σε σχήματα σας επιτρέπει να δημιουργείτε «κουμπιά» πιο όμορφα από αυτά που είναι διαθέσιμα στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης. Αν έχετε καλλιτεχνικές τάσεις, μπορείτε να δημιουργήσετε ακόμη και προσαρμοσμένες διατάξεις κουμπιών που θα αντιπροσωπεύουν άλλα αντικείμενα, όπως ένα τηλεχειριστήριο. Για να εκτελείτε μια μακροεντολή πατώντας σε ένα σχήμα, πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στο σχήμα και επιλέξτε τη διαταγή Αντιστοίχιση μακροεντολής από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται. Στο πλαίσιο διαλόγου Αντιστοίχιση μακροεντολής, πατήστε στη μακροεντολή που θέλετε να εκτελείται όταν πατάτε στο σχήμα, και κατόπιν πατήστε στο ΟΚ.

Comments are closed.