20 Απρίλιος 2009
Comments: 0

Υπολογισμοί με δεδομένα

[embedplusvideo height=»447″ width=»560″ standard=»http://www.youtube.com/v/wx-U_eir1I4?fs=1&hd=1″ vars=»ytid=wx-U_eir1I4&width=560&height=447&start=&stop=&rs=w&hd=1&autoplay=1&react=0&chapters=&notes=» id=»ep8940″ /]

Με μια ματιά:

Στο μάθημα αυτό θα μάθετε να δημιουργείτε τύπους για τον υπολογισμό τιμών, να συνοψίζετε δεδομένα που ικανοποιούν συγκεκριμένες συνθήκες και να εντοπίζετε και να διορθώνετε σφάλματα στους υπολογισμούς.

Transcript:

Η πληκτρολόγηση των αναφορών για δεκαπέντε ή είκοσι κελιά σε έναν υπολογισμό θα ήταν κουραστική, αλλά το Excel 2007 διευκολύνει το χειρισμό πολύπλοκων παραστάσεων. Για να δημιουργήσετε ένα νέο υπολογισμό, πατήστε στην καρτέλα Τύποι της διασύνδεσης με το χρήστη και κατόπιν στην ομάδα Βιβλιοθήκη συναρτήσεων πατήστε στο κουμπί Εισαγωγή συνάρτησης. Ανοίγει έτσι το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή συνάρτησης, με έναν κατάλογο συναρτήσεων, δηλαδή έτοιμων τύπων από τους οποίους μπορείτε να διαλέξετε.

Οι πιο χρήσιμες συναρτήσεις του καταλόγου είναι οι εξής:

  • SUM – Επιστρέφει το άθροισμα των αριθμών στα καθοριζόμενα κελιά
  • AVERAGE – Υπολογίζει το μέσο όρο των αριθμών στα καθοριζόμενα κελιά
  • COUNT – Υπολογίζει το πλήθος των καταχωρίσεων στα καθοριζόμενα κελιά
  • MAX – Βρίσκει τη μέγιστη τιμή στα καθοριζόμενα κελιά
  • MIN – Βρίσκει την ελάχιστη τιμή στα καθοριζόμενα κελιά

Δύο άλλες συναρτήσεις που είναι πιθανό να χρησιμοποιήσετε είναι η NOW( ) και η PTM( ). Η συνάρτηση NOW( ) επιστρέφει την ώρα που άνοιξε το βιβλίο εργασίας για τελευταία φορά, και έτσι η τιμή της μεταβάλλεται κάθε φορά που ανοίγει το βιβλίο εργασίας. Η σωστή μορφή αυτής της συνάρτησης είναι =NOW(a). Για να ενημερώσετε την τιμή με την τρέχουσα ημερομηνία και ώρα, αποθηκεύστε τη δουλειά σας, κλείστε το βιβλίο εργασίας, και ανοίξτε το ξανά. Η συνάρτηση ΡΜΤ() είναι λίγο πιο σύνθετη. Υπολογίζει τις δόσεις ενός δανείου, με σταθερό επιτόκιο και σταθερές δόσεις. Για να κάνει τους υπολογισμούς της, η συνάρτηση PTM( )χρειάζεται το επιτόκιο, των αριθμό των μηνιαίων δόσεων, και το αρχικό κεφάλαιο. Τα στοιχεία που πρέπει να κα­ταχωριστούν σε μια συνάρτηση ονομάζονται ορίσματα και η καταχώριση τους πρέπει να γίνει με συγκεκριμένη σειρά. Η σειρά αυτή γράφεται ως εξής: PTM(rate; nper; pv; fv; type). Τα ορίσματα της PTM( ) είναι τα εξής:

  • rate – Το επιτόκιο, το οποίο πρέπει να διαιρεθεί με το 12 για ένα δάνειο με μηνιαίες δόσεις
  • nper – Ο συνολικός αριθμός δόσεων για το δάνειο
  • pv – Το αρχικό κεφάλαιο
  • fv – Το υπόλοιπο που θέλετε να παραμείνει μετά το τέλος της καταβολής των δόσεων
  • type – 0 ή 1, τιμή η οποία καθορίζει αν οι καταβολές θα γίνονται στην αρχή ή στο τέλος του μήνα

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τα ονόματα τυχόν περιοχών που έχετε ορίσει για να τροφοδοτήσετε με τιμές έναν τύπο. Για παράδειγμα, αν η περιοχή στα κελιά C3 έως C8 έχουν οριστεί με όνομα Έξοδα τότε με τον τύπο =AVERAGE(Έξοδα) μπορείτε να υπολογίσετε το μέσο όρο των κελιών αυτών. Το Excel 2007 σάς επιτρέπει να προσθέτετε πιο αποδοτικά στους τύπους σας συναρτήσεις, επώνυμες περιοχές, και αναφορές πινάκων με τη χρήση της νέας δυνατότητας Αυτόματης Καταχώρισης Τύπου. Όπως η λειτουργία Αυτόματης Καταχώρισης εμφανίζει προτάσεις για την συμπλήρωση της τιμής κάποιου κελιού αν αυτό που πληκτρολογείτε ταιριάζει με κάποια προηγούμενη καταχώριση, η λειτουργία Αυτόματης Καταχώρισης Τύπου εμφανίζει προτάσεις για τη συμπλήρωση κάποιας συνάρτησης, επώνυμης περιοχής ή αναφοράς πίνακα καθώς δημιουργείτε έναν τύπο.

Αφού δημιουργήσετε έναν τύπο, μπορείτε να τον αντιγράψετε και να τον επικολλήσετε σε κάποιο άλλο κελί. Στην περίπτωση αυτή το Excel 2007 προσπαθεί να προσαρμόσει τον τύπο ώστε να λειτουργεί για τα νέα κελιά. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι σε κάποιο φύλλο εργασίας σας το κελί D8 περιέχει τον τύπο =SUM(C2:C6). Αν πατήσετε στο κελί D8, αντιγράψετε το περιεχόμενο του, και μετά το επικολλήσετε στο κελί D16, τα περιεχόμενα του κελιού προορισμού (του D16) θα γίνουν =SUM(C10:C14). Το Excel 2007 έχει επανερμηνεύσει τον τύπο έτσι ώστε να ταιριάζει με τα γειτονικά κελιά! Το πρόγραμμα ξέρει ότι μπορεί να επανερμηνεύσει τα κελιά που περιέχονται στον τύπο επειδή αυτός χρησιμοποιεί μια σχετική αναφορά, δηλαδή μια αναφορά που μπορεί να μεταβληθεί αν ο τύπος αντιγραφεί σε άλλο κελί. Οι σχετικές αναφορές περιέχουν μόνο τη γραμμή και τη στήλη του κελιού (για παράδειγμα, C14). Αν προτιμάτε μια αναφορά κελιού να παραμένει σταθερή όταν ο τύπος αντιγράφεται σε άλλο κελί, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε απόλυτη αναφορά. Για να δημιουργήσετε μια απόλυτη αναφορά κελιού, πληκτρολογείτε το σύμβολο του δολαρίου $ πριν από το όνομα της γραμμής και τον αριθμό της στήλης. Αν θέλετε ο τύπος στο κελί D16 να εμφανίζει το άθροισμα των τιμών των κελιών C10 μέχρι C14, ανεξάρτητα από το κελί στο οποίο τον μεταφέρετε, πρέπει να τον πληκτρολογήσετε ως =SUM($C$10:$C$14)

Ένας γρήγορος τρόπος για να αλλάξετε μια αναφορά σε κάποιο κελί από σχετική σε απόλυτη είναι να την επιλέξετε στη γραμμή τύπων και να πατήσετε το πλήκτρο F4. Πατώντας F4 εναλλάσσετε διαδοχικά στο κελί τους τέσσερις δυνατούς τύπους αναφορών:

  • Σχετικές στήλες και γραμμές (για παράδειγμα, C4)
  • Απόλυτες στήλες και γραμμές (για παράδειγμα, $C$4)
  • Σχετικές στήλες και απόλυτες γραμμές (για παράδειγμα, C$4)
  • Απόλυτες στήλες και σχετικές γραμμές (για παράδειγμα, $C4)

Άλλη μία χρήση των τύπων είναι η εμφάνιση μηνυμάτων κάτω από συγκεκριμένες συνθήκες. Για παράδειγμα μπορεί να θέλετε να εξετάσετε κάποιες χρεώσεις σε πελάτες με ετήσιο λογαριασμό μεγαλύτερο από 35.000€. Ένας τέτοιος τύπος λέγεται τύπος συνθήκης και χρησιμοποιεί τη συνάρτηση IF. Για να δημιουργήσετε έναν τύπο συνθήκης, πατήστε στο κελί που θα τον προσθέσετε και ανοίξτε το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή συνάρτησης. Στο πλαίσιο διαλόγου, επιλέξτε τη συνάρτηση IF από τη λίστα των διαθέσιμων συναρτήσεων, και κατόπιν πατήστε στο ΟΚ. Εμφανίζεται έτσι το πλαίσιο διαλόγου Ορίσματα συνάρτησης.

Όταν επεξεργάζεστε μια συνάρτηση IF, το πλαίσιο διαλόγου Ορίσματα συνάρτησης διαθέτει τρία πλαίσια: Logical_test, Value_if_true και Value_if_false. Το πλαίσιο Logical_test περιέχει τη συνθήκη που θέλετε να ελέγξετε.

Τώρα πρέπει να ορίσετε στο Excel 2007 να εμφανίζει ένα μήνυμα που να ενημερώνει τον χρήστη αν πρέπει να εξετάσει το ενδεχόμενο μειωμένης χρέωσης για τον πελάτη. Για να εμφανίσει το Excel μηνύματα με μια συνάρτηση IF, πρέπει να κλείσετε τα μηνύματα μέσα σε εισαγωγικά και να τα τοποθετήσετε στα πλαίσια Value_if_true και Value_if_false.

Το Excel 2007 διαθέτει επίσης πέντε νέες συναρτήσεις συνθήκης για να συνοψίζετε τα δεδομένα σας.

  • IFERROR – η οποία εμφανίζει διαφορετική τιμή ανάλογα με το αν ο τύπος επιστρέφει σφάλμα ή όχι.
  • AVERAGEIF – η οποία υπολογίζει το μέσο όρο των τιμών μιας περιοχής κελιών οι οποίες ικανοποιούν μια συγκεκριμένη συνθήκη.
  • AERAGEIFS – η οποία υπολογίζει το μέσο όρο των τιμών μιας περιοχής κελιών οι οποίες ικανοποιούν μια σειρά συνθηκών.
  • SUMIFS – η οποία υπολογίζει το άθροισμα των τιμών μιας περιοχής κελιών οι οποίες ικανοποιούν μια σειρά συνθηκών.
  • COUNTIFS η οποία μετρά το πλήθος των κελιών μιας περιοχής τα οποία ικανοποιούν σειρά συνθηκών.

Η χρήση υπολογισμών σε ένα φύλλο εργασίας σάς δίνει πολύτιμες απαντήσεις σε ερωτήματα σχετικά με τα δεδομένα σας. Όπως όμως ξέρετε, δεν είναι δυνατόν να αποφύγετε κάποια λάθη που θα παρεισφρήσουν στους τύπους σας. Με το Excel 2007 ο εντοπισμός της πηγής τέτοιων σφαλμάτων είναι εύκολος, αφού προσδιορίζει τα κελιά που χρησιμοποιούνται σε ένα συγκεκριμένο υπολογισμό και περιγράφει τυχόν σφάλματα που έχουν συμβεί. Η διαδικασία της εξέτασης ενός φύλλου εργασίας για σφάλματα σε τύπους ονομάζεται ελεγκτική παρακολούθηση.

Το Excel 2007 δείχνει τα σφάλματα με διάφορους τρόπους. Ο πρώτος είναι να τοποθετήσει στο κελί το οποίο περιέχει τον τύπο που προκαλεί το σφάλμα έναν κωδικό σφάλματος. Όπως βλέπετε, το κελί C9 περιέχει τον κωδικό σφάλματος #ΟΝΟΜΑ?.

Όταν το κελί με τον τύπο που προκαλεί το σφάλμα είναι το ενεργό, δίπλα σε αυτό εμφανίζεται ένα κουμπί με την ετικέτα Σφάλμα. Μπορείτε να πατήσετε στο κάτω βέλος αυτού του κουμπιού για να εμφανίσετε ένα μενού με επιλογές οι οποίες παρέχουν πληροφορίες σχετικά με το σφάλμα και προσφέρουν βοήθεια για τη διόρθωση του. Συνοπτικά οι πιο συνηθισμένοι κωδικοί σφαλμάτων και η σημασία τους είναι οι εξής:

  • #### – Το πλάτος της στήλης δεν επαρκεί για την εμφάνιση της τιμής.
  • #ΤΙΜΗ! – Ο τύπος έχει λάθος όρισμα (όπως κείμενο αντί για μια τιμή TRUE ή FALSE).
  • #ΟΝΟΜΑ? – Ο τύπος περιέχει κείμενο που δεν αναγνωρίζεται από το Excel 2007 (όπως ένα ανύπαρκτο όνομα περιοχής).
  • #ΑΝΑΦ! – Ο τύπος αναφέρεται σε ανύπαρκτο κελί (πράγμα που μπορεί να συμβεί μετά από διαγραφή κελιών).
  • #ΔΙΑΙΡ/0! – Ο τύπος προσπαθεί να εκτελέσει διαίρεση με το μηδέν.

Άλλη μία τεχνική που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να βρείτε την πηγή ενός σφάλματος σε κάποιον τύπο είναι να βεβαιωθείτε ότι οι τιμές που συμμετέχουν στους υπολογισμούς του προέρχονται από τα κατάλληλα κελιά. Για παράδειγμα, μπορεί αν θέλετε να υπολογίσετε το συνολικό αριθμό διανομών για κάποιο επίπεδο εξυπηρέτησης, αλλά συμπεριλάβατε κατά λάθος στον τύπο τα ονόματα των προϊόντων και όχι τις ποσότητες τους. Τέτοιου είδους σφάλματα μπορούν να εντοπιστούν από το πρόγραμμα με την εξέταση των υποστηριζόντων κελιών δηλαδή των κελιών που φιλοξενούν τις τιμές οι οποίες χρησιμοποιούνται στον τύπο του ενεργού κελιού. Το Excel 2007 επισημαίνει τα υποοτηρίζοντα κελιά ενός κελιού με ένα μπλε βέλος που ξεκινάει από το υποοτηρίζον κελί και καταλήγει στο ενεργό κελί.

Μπορείτε επίσης να ελέγξετε ένα φύλλο εργασίας εντοπίζοντας όσα κελιά έχουν τύπους που χρησιμοποιούν τιμές από άλλα κελιά. Τα κελιά που χρησιμοποιούν τις τιμές άλλων κελιών στους υπολογισμούς τους λέγονται εξαρτημένα, που σημαίνει ότι ο υπολογισμός της δικής τους τιμής εξαρτάται από την τιμή του άλλου κελιού. Όπως και με την παρακολούθηση των υποστηριζόντων κελιών, μπορείτε να πατήσετε στην καρτέλα Τύποι της διασύνδεσης με το χρήστη καν στη συνέχεια, στην ομάδα Έλεγχος τύπου να επιλέξετε Ανίχνευση προηγούμενων για να ορί­σετε στο Excel 2007 να σχεδιάσει μπλε βέλη από το ενεργό κελί προς τα κελιά με υπολογισμούς που. βασίζονται σε αυτή την τιμή.

Αν τα κελιά που δείχνουν τα βέλη δεν είναι τα σωστά, μπορείτε να κρύψετε τα βέλη και να διορθώσετε τον τύπο. Για να κρύψετε τα βέλη παρακολούθησης σε ένα φύλλο εργασίας, ανοίξτε την καρτέλα Τύποι και, μετά, στην ομάδα Έλεγχος τύπου πατήστε στο κουμπί Κατάργηση βελών.

excel_totorial_img_76

Αν προτιμάτε τα στοιχεία ενός σφάλματος τύπου να παρουσιάζονται με τη μορφή κειμένου σε πλαίσιο διαλόγου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο διαλόγου Έλεγχος σφαλμάτων για να εμφανίσετε το σφάλμα και τον τύπο στο κελί όπου παρουσιάζεται το σφάλμα (για να εμφανίσετε το πλαίσιο διαλόγου, πατήστε στην καρτέλα Τύποι και, στην ομάδα Έλεγχος τύπου, πατήστε στο κουμπί Έλεγχος σφαλμάτων). Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τα χειριστήρια του πλαισίου διαλόγου Έλεγχος σφαλμάτων για να εκτελέσετε τον τύπο βήμα προς βήμα, να επιλέξετε να αγνοήσετε το σφάλμα, ή να μεταφερθείτε στο προηγούμενο ή το επόμενο σφάλμα. Αν στο πλαίσιο διαλόγου πατήσετε στο κουμπί Επιλογές, θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και τα χειριστήρια του πλαισίου διαλόγου Επιλογές του Excel για να τροποποιήσετε τι θα θεωρεί σφάλμα το Excel 2007 και τι όχι.

Για τις περιπτώσεις όπου θέλετε απλώς να εμφανίσετε τα αποτελέσματα κάθε βήματος ενός τύπου, και δε χρειάζεστε όλες τις δυνατότητες του εργαλείου Ελέγχου Σφαλμάτων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο διαλόγου Υπολογισμός τύπου για να διατρέξετε ένα-ένα όλα τα στοιχεία του τύπου. Για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Υπολογισμός τύπου, πατήστε στην καρτέλα Τύποι και κατόπιν, στην ομάδα Έλεγχος τύπου, πατήστε στο κουμπί Υπολογισμός τύπου. Το πλαίσιο διαλόγου Υπολογισμός τύπου είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για την εξέταση των τύπων οι οποίοι, αν και δεν παράγουν κάποιο σφάλμα, δε δίνουν και το αναμενόμενο αποτέλεσμα.

Μπορείτε τέλος να παρακολουθήσετε την τιμή ενός κελιού σε οποιοδήποτε σημείο του βιβλίου εργασίας και αν βρίσκεστε, ανοίγοντας ένα Παράθυρο Παρακολούθησης το οποίο εμφανίζει την τιμή του κελιού. Για παράδειγμα, αν κάποιος τύπος χρησιμοποιεί τιμές από κελιά άλλων φύλλων εργασίας, ή ακόμη και άλλων βιβλίων εργασίας, μπορείτε να ορίσετε να παρακολουθείται το κελί που τι περιέχει τον τύπο και στη συνέχεια να αλλάξετε τις τιμές των άλλων κελιών. Για να ορίσετε παρακολούθηση κάποιου κελιού, πατήστε στο κελί αυτό και μετά, στην ομάδα Έλεγχος τύπου της καρτέλας Τύποι, πατήστε στο κουμπί Παράθυρο παρακολούθησης. Για να βάλετε το Excel 2007 να παρακολουθεί το επιλεγμένο κελί, πατήστε στη διαταγή Προσθήκη παρακολούθησης.

Μόλις πληκτρολογήσετε στο κελί τη νέα τιμή, το Παράθυρο Παρακολούθησης εμφανίζει το νέο αποτέλεσμα του τύπου. Όταν ολοκληρώσετε την παρακολούθηση του τύπου, επιλέξτε το σημείο παρα­κολούθησης, πατήστε στη διαταγή Διαγραφή παρακολούθησης και κλείστε το Παράθυρο Παρακολούθησης.

Comments are closed.