17 Μάρτιος 2009
Comments: 0

Μορφοποίηση Συγκ Πινάκων και δημιουργία από εξωτ δεδομένα

[embedplusvideo height=»447″ width=»560″ standard=»http://www.youtube.com/v/zRMAWWRwWIY?fs=1&hd=1″ vars=»ytid=zRMAWWRwWIY&width=560&height=447&start=&stop=&rs=w&hd=1&autoplay=1&react=0&chapters=&notes=» id=»ep7759″ /]

Με μια ματιά:

Στο tutorial αυτό θα μάθετε να μορφοποιείτε και να δημιουργείτε Συγκεντρωτικούς Πίνακες από εξωτερικά δεδομένα.

Transcript:

Οι Συγκεντρωτικοί Πίνακες είναι τα ιδανικά εργαλεία για τη σύνοψη και την εξέταση μεγάλων πινάκων δεδομένων, ακόμη και εκείνων που περιέχουν περισσότερες από 10.000 ή ακόμη και 100.000 γραμμές. Παρόλο που οι Συγκεντρωτικοί Πίνακες συχνά καταλήγουν σε περιεκτικές συνόψεις, πρέπει να κάνετε ότι είναι δυνατόν ώστε τα δεδομένα σας να είναι κατανοητά. Ένας τρόπος για να κάνετε ευανάγνωστα τα δεδομένα σας είναι να εφαρμόσετε μια αριθμητική μορφοποίηση στο πεδίο Τιμών του Συγκεντρωτικού πίνακα. Για να εφαρμόσετε μια μορφοποίηση σε ένα πεδίο, πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού σε οποιοδήποτε κελί του πεδίου και μετά επιλέξτε τη διαταγή Μορφή αριθμών για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Μορφοποίηση κελιών. Επιλέξτε ή καθο­ρίστε τη μορφοποίηση που θέλετε να εφαρμόσετε και μετά πατήστε στο ΟΚ για να κάνετε την αλλαγή.

Το Excel 2007 επεκτείνει τις δυνατότητες των Συγκεντρωτικών Πινάκων σας επιτρέποντας σας εφαρμόζετε μορφοποίηση υπό όρους στα κελιά ενός Συγκεντρωτικού Πίνακα. Εκτός από αυτό, μπορείτε να διαλέξετε αν θα εφαρμόσετε τη μορφοποίηση υπό όρους σε όλα τα κελιά της περιοχής Τιμών, σε όλα τα κελιά του ίδιου επιπέδου με το επιλεγμένο (δηλαδή, σε ένα τυπικό κελί δεδομένων, ένα κελί μερικού συνόλου, ή ένα κελί γενικού συνόλου) ή σε όλα τα κελιά που περιέχουν ή αντλούν τις τιμές τους από το πεδίο του επιλεγμένου κελιού.

Για να εφαρμόσετε μια μορφοποίηση υπό όρους σε ένα κελί Συγκεντρωτικού Πίνακα, πατήστε σε κάποιο κελί στην περιοχή Τιμών. Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Στυλ, πατήστε στο κουμπί Μορφοποίηση υπό όρους και κατόπιν δημιουργήστε τη μορφοποίηση που θέλετε. Μετά από αυτό, το Excel 2007 θα εμφανίσει μια έξυπνη ετικέτα Επιλογές μορφοποίησης, η οποία παρέχει τρείς επιλογές για τον τρόπο εφαρμογής της μορφοποίησης υπό όρους:

  • Επιλεγμένα κελιά, η οποία εφαρμόζει την υπό όρους μορφοποίηση μόνο στα επιλεγμένα κελιά.
  • Όλα τα κελιά που εμφανίζουν τιμές «Άθροισμα από <όνομα πεδίου>», η οποία εφαρμόζει την υπό όρους μορφοποίηση σε όλα τα κελιά της περιοχής δεδομένων, ανεξάρτητα από το αν το κελί βρίσκεται στην περιοχή δεδομένων, σε μια γραμμή ή στήλη μερικών συνόλων, ή σε μια γραμμή ή στήλη γενικών συνόλων.
  • Όλα τα κελιά που εμφανίζουν τιμές «Άθροισμα από <όνομα πεδίου>» για <πεδία>, η οποία εφαρμόζει την υπό όρους μορφοποίηση σε όλα τα κελιά του ίδιου επιπέδου (για παράδειγμα, κελί δεδομένων, μερικού αθροίσματος, ή γενικού αθροίσματος) με το επιλεγμένο κελί.

Στο Excel 2007, μπορείτε να αξιοποιήσετε πλήρως τις βελτιωμένες δυνατότητες μορφοποίησης του συστήματος Microsoft Office και να εφαρμόζετε υπάρχουσες μορφοποιήσεις στους Συγκεντρωτικούς σας Πίνακες. Όπως ακριβώς μπορείτε να δημιουργήσετε μορφοποιήσεις πινάκων δεδομένων, μπορείτε να δημιουργήσετε μορφοποιήσεις Συγκεντρωτικών Πινάκων που να ταιριάζουν με το χρωματικό συνδυασμό της εταιρείας σας.

Για να εφαρμόσετε ένα στυλ στο Συγκεντρωτικό Πίνακα, πατήστε σε οποιοδήποτε κελί του και μετά, στη θεματική καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Στυλ Συγκεντρωτικού Πίνακα, πατήστε στο στοιχείο της συλλογής που αντιστοιχεί στο στυλ το οποίο θέλετε να εφαρμόσετε. Αν θέλετε να δημιουργήσετε το δικό σας στυλ Συγκεντρωτικού Πίνακα, πατήστε στο κουμπί Περισσότερα της συλλογής Στυλ Συγκεντρωτικού Πίνακα (στην κάτω δεξιά γωνία της συλλογής) και μετά επιλέξτε Νέο στυλ Συγκεντρωτικού Πίνακα για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Γρήγορο στυλ δημιουργίας Συγκεντρωτικού Πίνακα.

excel_totorial_img_52

Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το στυλ στο πεδίο Όνομα, πατήστε στο πρώτο στοιχείο του πίνακα που θέλετε να προσαρμόσετε, και μετά πατήστε στο κουμπί Μορφοποίηση. Χρησιμοποιήστε τα χειριστήρια του πλαισίου διαλόγου Μορφοποίηση κελιών για να αλλάξετε την εμφάνιση του στοιχείου. Όταν πατήσετε στο ΟΚ για να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου Μορφοποίηση κελιών, στο τμήμα Προεπισκόπησης του πλαισίου διαλόγου Γρήγορο στυλ δημιουργίας Συγκεντρωτικού Πίνακα θα εμφανιστεί το στυλ σας. Αν θέλετε το Excel 2007 να χρησιμοποιεί το στυλ εξ ορισμού, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ορισμός ως προεπιλεγμένου γρήγορου στυλ Συγκεντρωτικού Πίνακα για αυτό το έγγραφο. Όταν ολοκληρώσετε τη δημιουργία των μορφοποιήσεων σας, πατήστε στο ΟΚ για να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου Γρήγορο στυλ δημιουργίας Συγκεντρωτικού Πίνακα και να αποθηκεύσετε το στυλ.

Η θεματική καρτέλα Σχεδίαση περιέχει και πολλά άλλα εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να μορφοποιήσετε το Συγκεντρωτικό σας Πίνακα, αλλά ένα από τα πιο χρήσιμα είναι το πλαίσιο ελέγχου Στήλες με ζώνες, το οποίο μπορείτε να βρείτε στη θεματική καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Επιλογές στυλ Συγκεντρωτικού Πίνακα. Αν επιλέξετε ένα στυλ Συγκεντρωτικού Πίνακα με δυνατότητα γραμμών εναλλασσόμενων χρωμάτων, μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα αυτή επιλέγοντας το πλαίσιο ελέγχου Γραμμές με ζώνες. Αν προτιμάτε να μην εφαρμόζει εναλλασσόμενα χρώματα στις γραμμές του Συγκεντρωτικού σας πίνακα το Excel 2007, αποπλέξτε το πλαίσιο ελέγχου για να απενεργοποιήσετε τη δυνατότητα.

Αν και τον περισσότερο καιρό θα δημιουργείτε Συγκεντρωτικούς Πίνακες από δεδομένα αποθηκευμένα μένα σε φύλλα εργασίας του Excel 2007, μπορείτε επίσης να φέρετε δεδομένα από εξωτερικές πηγές στο Excel 2007. Για παράδειγμα, μπορεί να θελήσετε να επεξεργαστείτε δεδομένα που έχουν δημιουργηθεί σε κάποιο άλλο πρόγραμμα λογιστικών φύλλων με μια μορφή αρχείου την οποία δεν μπορεί να διαβάσει απευθείας το Excel 2007. Ευτυχώς, μπορείτε να μεταφέρετε φύλλα εργασίας από το ένα πρόγραμμα στο άλλο εξάγοντας τα δεδομένα από το πρόγραμμα προέλευσης σε ένα αρχείο κειμένου, το οποίο κατόπιν το Excel 2007 μεταφράζει σε φύλλο εργασίας.

Τα προγράμματα λογιστικών φύλλων αποθηκεύουν δεδομένα σε κελιά, οπότε ο στόχος της αναπαράστασης των δεδομένων ενός λογιστικού φύλλου σε ένα αρχείο κειμένου είναι η οριοθέτηση του τέλους των δεδομένων ενός κελιού και η αρχή των δεδομένων του επόμενου. Ο χαρακτήρας που σημειώνει το τέλος ενός κελιού είναι ένας οριοθέτης, επειδή καθορίζει τα όρια του κελιού. Ο πιο συνηθισμένος οριοθέτης κελιού είναι το κόμμα, οπότε η οριοθετημένη ακολουθία αριθμών 15,18,24,28 αντιπροσωπεύει τα δεδομένα τεσσάρων κελιών. Το πρόβλημα με τη χρήση κομμάτων ως οριοθετών οικονομικών δεδομένων είναι ότι οι μεγαλύτερες τιμές – όπως η 52,802 – μπορεί να χρησιμοποιούν το κόμμα ως οριοθέτη χιλιάδων. Για να αποφευχθεί η σύγχυση κατά την εισαγωγή ενός αρχείου κειμένου, ο πιο συνηθισμένος οριοθέτης για οικονομικά δεδομένα είναι ο χαρακτήρας του στηλοθέτη.

Για να εισαγάγετε δεδομένα από ένα αρχείο κειμένου, στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Λήψη εξωτερικών δεδομένων, πατήστε στο κουμπί Από κείμενο για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή αρχείου κειμένου.

excel_totorial_img_53

Μέσα από το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή αρχείου κειμένου εμφανίζετε το φάκελο που περιέχει το αρχείο το οποίο θέλετε να εισαγάγετε. Διπλοπατώντας στο αρχείο ξεκινάτε τον Οδηγό Εισαγωγής Κειμένου.

excel_totorial_img_54

Η πρώτη σελίδα του Οδηγού Εισαγωγής Κειμένου σάς δίνει τη δυνατότητα να καθορίσετε αν το αρχείο δεδομένων που εισάγετε είναι οριοθετημένο ή σταθερού πλάτους «σταθερού πλάτους» σημαίνει ότι κάθε τιμή κελιού βρίσκεται σε μια συγκεκριμένη θέση μέσα στο αρχείο. Πατήστε στο κουμπί Επόμενο για να αποδεχθείτε την προεπιλογή, την επιλογή Οριοθετημένο (την οποία ορίζει το Excel 2007 αφού εξετάσει την προέλευση δεδομένων που επιλέξατε), και να προχωρήσετε στην επόμενη οθόνη του Οδηγού.

excel_totorial_img_55

Η οθόνη αυτή σας δίνει τη δυνατότητα να επιλέξετε τον οριοθέτη του αρχείου (στην περίπτωση αυτή, το Excel 2007 εντόπισε στηλοθέτες στο αρχείο και ενεργοποίησε το πλαίσιο ελέγχου Χαρακτήρας Tab για λογαριασμό σας) και σας παρέχει μια προεπισκόπηση της εμφάνισης που θα έχει το αρχείο μετά την εισαγωγή. Πατήστε στο κουμπί Επόμενο για να προχωρήσετε στην τελευταία οθόνη του Οδηγού.

excel_totorial_img_56

Στην οθόνη αυτή μπορείτε να αλλάξετε τον τύπο δεδομένων και τη μορφοποίηση των στηλών της λίστας δεδομένων σας. Επειδή θα εφαρμόσετε αριθμητικά στυλ και γρήγορα στυλ Συγκεντρωτικού Πίνακα όταν δημιουργήσετε το Συγκεντρωτικό Πίνακα, μπορείτε να πατήσετε απλώς στο κουμπί Τέλος για να εισαγάγετε τα δεδομένα στο φύλλο εργασίας σας. Αφού τα δεδομένα έλθουν μέσα στο Excel 2007, θα μπορείτε να τα επεξεργαστείτε κατά τα γνωστά.

Comments are closed.