13 Μάρτιος 2009
Comments: 0

Δημιουργία δυναμικών λιστών με Συγκεντρωτικούς Πίνακες

[embedplusvideo height=»447″ width=»560″ standard=»http://www.youtube.com/v/0b3BLw02edk?fs=1&hd=1″ vars=»ytid=0b3BLw02edk&width=560&height=447&start=&stop=&rs=w&hd=1&autoplay=1&react=0&chapters=&notes=» id=»ep8104″ /]

Με μια ματιά:

Στο μάθημα αυτό θα μάθετε να δημιουργείτε και να επεξεργάζεστε Συγκεντρωτικούς Πίνακες, να φιλτράρετε, να εμφανίζετε, και να κρύβετε δεδομένα Συγκεντρωτικών πινάκων και να επεξεργάζεστε Συγκεντρωτικούς Πίνακες.

Transcript:

Αφού δημιουργήσετε τον πίνακα δεδομένων, μπορείτε να πατήσετε σε οποιοδήποτε κελί της λίστας, να ανοίξετε την καρτέλα Εισαγωγή της διασύνδεσης, και μετά, στην ομάδα Πίνακες, να πατήσετε στο κουμπί Συγκεντρωτικός πίνακας για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία συγκεντρωτικού πίνακα.excel_totorial_img_47

Σε αυτό το πλαίσιο διαλόγου δηλώνετε την προέλευση των δεδομένων του Συγκεντρωτικού Πίνακα και ορίζετε αν θέλετε να δημιουργήσετε το Συγκεντρωτικό Πίνακα σε ένα νέο φύλλο εργασίας. Όταν πατήσετε στο ΟΚ, το Excel 2007 θα δημιουργήσει ένα νέο φύλλο εργασίας και θα εμφανίσει το παράθυρο εργασιών Λίστα πεδίων του Συγκεντρωτικού πίνακα.

excel_totorial_img_48

Για να αναθέσετε ένα πεδίο, δηλαδή μια στήλη της λίστας δεδομένων, σε μια περιοχή του Συγκεντρωτικού Πίνακα, σύρετε την επικεφαλίδα του πεδίου από την περιοχή Επιλογή πεδίων για προσθήκη στην αναφορά, στην κορυφή του παραθύρου εργασιών Λίστα πεδίων του Συγκεντρωτικού πίνακα, στην περιοχή Σύρετε τα πεδία μεταξύ των παρακάτω περιοχών στη βάση του παραθύρου εργασιών.

Αν δεν είναι ορατό το παράθυρο εργασιών Λίστα πεδίων του Συγκεντρωτικού πίνακα, πατήστε σε οποιοδήποτε κελί του Συγκεντρωτικού Πίνακα για να το εμφανίσετε. Αν πατήσετε κατά λάθος στο κουμπί Κλεισίματος στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου εργασιών Λίστα πεδίων του Συγκεντρωτικού πίνακα, μπορείτε να επανεμφανίσετε το παράθυρο εργασιών πατώντας σε οποιοδήποτε κελί του Συγκεντρωτικού Πίνακα για να εμφανίσετε τις θεματικές καρτέλες των εργαλείων Συγκεντρωτικού πίνακα στη διασύνδεση, με το χρήστη. Στη θεματική καρτέλα Επιλογές στην ομάδα Εμφάνιση/Απόκρυψη πατήστε στο κουμπί Λίστα πεδίων.

Στα προηγούμενα παραδείγματα, όλες οι επικεφαλίδες των πεδίων είναι στην περιοχή Ετικέτες γραμμής. Αν σύρετε την επικεφαλίδα Κέντρο διανομής από την περιοχή Ετικέτες γραμμής στην περιοχή Ετικέτες στήλης, ο Συγκεντρωτικός Πίνακας αναστρέφει τα δεδομένα σύμφωνα με τη νέα διευθέτηση.

Για να αναστρέψετε ένα Συγκεντρωτικό Πίνακα, σύρετε μια επικεφαλίδα πεδίου σε μια νέα θέση στο παράθυρο εργασιών Λίστα πεδίων του Συγκεντρωτικού πίνακα. Καθώς σύρετε στο παράθυρο εργασιών, το Excel 2007 εμφανίζει μια μπλε γραμμή στο εσωτερικό της περιοχής προορισμού, ώστε να ξέρετε πού θα εμφανιστεί το πεδίο όταν αφήσετε το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού. Αν το σύνολο δεδομένων σας είναι μεγάλο, ή αν βασίσατε το Συγκεντρωτικό Πίνακα σε μια συλλογή δεδομένων που βρίσκεται σε άλλον υπολογιστή, το Excel 2007 μπορεί να χρειαστεί αρκετό χρόνο για να αναδιατάξει το Συγκεντρωτικό Πίνακα μετά από μια αναστροφή. Μπορείτε να κάνετε το Excel 2007 να καθυστερεί την ανασχεδίαση του Συγκεντρωτικού Πίνακα επιλέγοντας το κουμπί Αναβολή ενημέρωσης διάταξης στην κάτω αριστερή γωνία του παραθύρου εργασιών Λίστα πεδίων του Συγκεντρωτικού πίνακα. Όταν είστε έτοιμοι και το Excel 2007 μπορεί να εμφανίσει τον αναδιοργανωμένο Συγκεντρωτικό Πίνακα, πατήστε στο κουμπί Ενημέρωση.

Αν αναμένετε ότι τα δεδομένα του Συγκεντρωτικού Πίνακα θα αλλάξουν, όπως όταν ο πίνακας είναι συνδεδεμένος με μια εξωτερική βάση δεδομένων η οποία καταγράφει αποστολές ή ώρες εργασίας, βεβαιωθείτε ότι ο Συγκεντρωτικός σας πίνακας συνοψίζει όλα τα διαθέσιμα δεδομένα. Για το σκοπό αυτόν, μπορείτε να ανανεώσετε τη σύνδεση του Συγκεντρωτικού Πίνακα με την προέλευση δεδομένων του. Αν το Excel 2007 εντοπίσει νέα δεδομένα στον πίνακα προέλευσης, θα ενημερώσει κατάλληλα το Συγκεντρωτικό Πίνακα. Για να ανανεώσετε το Συγκεντρωτικό σας Πίνακα, πατήστε σε οποιοδήποτε κελί του και μετά, στην ομάδα Δεδομένα, στη θεματική καρτέλα Επιλογές, πατήστε στο κουμπί Ανανέωση.

Για να εφαρμόσετε σε ένα Συγκεντρωτικό Πίνακα ένα φίλτρο με βάση τα δεδομένα ενός πεδίου, πατήστε στην επικεφαλίδα του πεδίου στην περιοχή Επιλογή πεδίων για προσθήκη στην αναφορά του παραθύρου εργασιών Λίστα πεδίων του Συγκεντρωτικού πίνακα, για να εμφανίσετε ένα μενού με επιλογές ταξινόμησης και φίλτρων.

excel_totorial_img_49

Στο Συγκεντρωτικό Πίνακα εμφανίζονται δεδομένα τα οποία έχουν σχέση με τις τιμές που έχουν δίπλα τους ένα ενεργοποιημένο πλαίσιο ελέγχου. Πατώντας στο πλαίσιο ελέγχου Επιλογή όλων το απενεργοποιείτε και αποκτάτε τη δυνατότητα να επιλέξετε τα πλαίσια ελέγχου των τιμών που θέλετε να εμφανίσετε. Για παράδειγμα, επιλέγοντας μόνο το πλαίσιο ελέγχου Θεσσαλονίκη παίρνετε την εξής διευθέτηση του Συγκεντρωτικού Πίνακα.

Αν αντίθετα θέλετε να εμφανίσετε όσο το δυνατόν περισσότερα δεδομένα στο Συγκεντρωτικό Πίνακα, μπορείτε να κρύψετε το παράθυρο εργασιών Λίστα πεδίων του Συγκεντρωτικού πίνακα και να εφαρμόσετε στο Συγκεντρωτικό Πίνακα ένα φίλτρο με τη βοήθεια των βελών φίλτρου στις επικεφαλίδες Ετικέτες γραμμής και Ετικέτες στήλης μέσα στο σώμα του Συγκεντρωτικού Πίνακα. Το πάτημα σε οποιαδήποτε από αυτές τις επικεφαλίδες σάς δίνει τη δυνατότητα να επιλέξετε ένα πεδίο με βάση το οποίο θα εφαρμοστεί το φίλτρο μετά μπορείτε να ορίσετε το φίλτρο χρησιμοποιώντας τα ίδια χειριστήρια που εμφανίζονται όταν πατάτε σε μια επικεφαλίδα πεδίου στο παράθυρο εργασιών Λίστα πεδίων του Συγκεντρωτικού πίνακα.

Το Excel 2007 δείχνει ότι σε ένα Συγκεντρωτικό Πίνακα έχουν εφαρμοστεί φίλτρα τοποθετώντας μια ένδειξη φίλτρου δίπλα στην επικεφαλίδα Ετικέτες στήλης ή Ετικέτες γραμμής – ανάλογα με την ενέργεια σας – και προσθέτοντας το όνομα πεδίου του φίλτρου στο παράθυρο εργασιών Λίστα πεδίων του Συγκεντρωτικού πίνακα.

Μέχρι τώρα, όλα τα πεδία στα οποία εφαρμόσατε φίλτρα στο Συγκεντρωτικό σας Πίνακα άλλαζαν την οργάνωση των δεδομένων του Συγκεντρωτικού Πίνακα. Όμως, η προσθήκη κάποιων πεδίων σε ένα Συγκεντρωτικό Πίνακα μπορεί να προκαλέσει ανεπιθύμητη πολυπλοκότητα.

Αντί να προσθέσετε το πεδίο Ημέρα εβδομάδας στην περιοχή Ετικέτες γραμμής ή Ετικέτες στήλης, μπορείτε να σύρετε το πεδίο στην περιοχή Φίλτρο αναφοράς, κοντά στη βάση του παραθύρου εργασιών Λίστα πεδίων του Συγκεντρωτικού πίνακα. Αυτό αφήνει το σώμα του Συγκεντρωτικού Πίνακα ανεπηρέαστο αλλά προσθέτει μια νέα περιοχή επάνω από το Συγκεντρωτικό Πίνακα στο φύλλο εργασίας του.

Όταν πατάτε στο κάτω βέλος ενός πεδίου της περιοχής Φίλτρο αναφοράς, το Excel 2007 εμφανίζει μια Λίστα με τις τιμές που περιέχονται στο πεδίο. Σε προηγούμενες εκδόσεις του Excel μπορούσατε να επιλέξετε μόνο μία τιμή Φίλτρο αναφοράς με βάση την οποία θα εφαρμοζόταν το φίλτρο στον Συγκεντρωτικό πίνακα του Excel 2007, η ενεργοποίηση του πλαισίου ελέγχου Επιλογή πολλών στοιχείων σας δίνει τη δυνατότητα να εφαρμόσετε το φίλτρο με βάση περισσότερες από μία τιμές.

Αφού δημιουργήσετε ένα Συγκεντρωτικό Πίνακα, μπορείτε να τον μετονομάσετε, να τον επεξεργαστείτε ώστε να ελέγξετε τον τρόπο με τον οποίο συνοψίζει τα δεδομένα σας, και να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα των κελιών του σε έναν τύπο.

Το Excel 2007 εμφανίζει το όνομα του Συγκεντρωτικού Πίνακα στη θεματική καρτέλα Επιλογές στην ομάδα Συγκεντρωτικός πίνακας. Για να δώσετε στο Συγκεντρωτικό σας Πίνακα ένα περιγραφικό όνομα, πατήστε σε οποιοδήποτε κελί του και μετά, στη θεματική καρτέλα Επιλογές, πατήστε στο ομώνυμο κουμπί της ομάδας Συγκεντρωτικός πίνακας, και πληκτρολογήστε το νέο όνομα του πίνακα στο πεδίο Όνομα Συγκεντρωτικοί Πίνακα.

Όταν δημιουργείτε ένα Συγκexcel_totorial_img_50εντρωτικό Πίνακα με τουλάχιστον ένα πεδίο στην περιοχή Ετικέτες γραμμής και ένα πεδίο στην περιοχή Ετικέτες στήλης του παραθύρου εργασιών Λίστα πεδίων του Συγκεντρωτικού πίνακα, το Excel 2007 προσθέτει μια γραμμή και μια στήλη γενικών συνόλων για τη σύνοψη των δεδομένων σας. Για να ορίσετε τη θέση και τη μορφή εμφάνισης αυτών των γραμμών και των στηλών σύνοψης πατήστε σε οποιοδήποτε κελί του Συγκεντρωτικού Πίνακα και μετά, στη θεματική καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Διάταξη, πατήστε είτε στο κουμπί Μερικά αθροίσματα είτε στο κουμπί Γενικά αθροίσματα και επιλέξτε την κατάλληλη διάταξη.

Όταν δημιουργείτε ένα Συγκεντρωτικό Πίνακα, το Excel 2007 προσδιορίζει το βέλτιστο τρόπο για να συνοψίσει τα δεδομένα στη στήλη που αντιστοιχίζετε στην περιοχή Τιμές. Για παράδειγμα, προκειμένου για αριθμητικά δεδομένα, το Excel 2007 χρησιμοποιεί τη συνάρτηση Άθροισμα. Αν θέλετε να αλλάξετε τη συνάρτηση σύνοψης ενός Συγκεντρωτικού Πίνακα, πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού σε οποιοδήποτε κελί με δεδομένα στην περιοχή τιμών του Συγκεντρωτικού Πίνακα, δείξτε στη διαταγή Σύνοψη δεδομένων κατά, και μετά διαλέξτε την κατάλληλη συνάρτηση. Αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε κάποια συνάρτηση διαφορετική από αυτές που βλέπετε στη λίστα, πατήστε στο κουμπί Περισσότερες επιλογές για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Ρυθμίσεις πεδίου τιμών.

Στην καρτέλα Σύνοψη ανά αυτού του πλαισίου διαλόγου, πατήστε στη συνάρτηση σύνοψης που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και μετά πατήστε στο ΟΚ.

Το πλαίσιο διαλόγου Ρυθexcel_totorial_img_51μίσεις πεδίου τιμών σάς δίνει επίσης τη δυνατότητα να αλλάξετε τον τρόπο με τον οποίο παρουσιάζει τα δεδομένα ο Συγκεντρωτικός Πίνακας στην περιοχή Τιμές. Στην καρτέλα Εμφάνιση τιμών ως του πλαισίου διαλόγου Ρυθμίσεις πεδίου τιμών, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο καταλόγου Εμφάνιση τιμών ως για να επιλέξετε αν θέλετε να εμφανίζεται η συνεισφορά κάθε κελιού ως ποσοστό ως προς το σύνολο της στήλης ή το σύνολο της γραμμής, ή η συνεισφορά του ως προς το σύνολο όλων των τιμών που παρουσιάζονται στο Συγκεντρωτικό Πίνακα.

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σύνδεσμο από ένα κελί άλλου βιβλίο εργασίας προς ένα κελί στο Συγκεντρωτικό σας Πίνακα. Για να δημιουργήσετε ένα σύνδεσμο, μπορείτε να πατήσετε στο κελί που θέλετε να συνδέσετε με το Συγκεντρωτικό Πίνακα, να πληκτρολογήσετε ένα σύμβολο ίσον, και μετά να πατήσετε στο κελί του Συγκεντρωτικού Πίνακα που περιέχει τα δεδομένα τα οποία θέλετε να συνδέσετε με το πρώτο κελί. Όταν πατήσετε στο κελί του Συγκεντρωτικού Πίνακα, στη γραμμή τύπων του φύλλου εργασίας εμφανίζεται ένας τύπος GETPIVOTDATA. Όταν πατήσετε το πλήκτρο Enter, τα περιεχόμενα του κελιού του Συγκεντρωτικού Πίνακα θα εμφανιστούν στο συνδεδεμένο κελί.

Comments are closed.