6 Μάρτιος 2009
Comments: 0

Ανάλυση εναλλακτικών συνόλων δεδομένων

[embedplusvideo height=»447″ width=»560″ standard=»http://www.youtube.com/v/SBwa9t-j-B0?fs=1&hd=1″ vars=»ytid=SBwa9t-j-B0&width=560&height=447&start=&stop=&rs=w&hd=1&autoplay=1&react=0&chapters=&notes=» id=»ep5265″ /]

Με μια ματιά:

Στο tutorial αυτό θα μάθετε να ορίζετε εναλλακτικά σύνολα δεδομένων και να καθορίζετε τα στοιχεία που χρειάζονται ώστε ένας υπολογισμός να δώσει κάποιο συγκεκριμένο αποτέλεσμα.

Transcript:

Όταν αποθηκεύετε δεδομένα σε κάποιο φύλλο εργασίας του Excel 2007, δημιουργείτε μια εγγραφή που αντικατοπτρίζει τα χαρακτηριστικά ενός συμβάντος ή ενός αντικειμένου. Τα δεδομένα αυτά μπορεί να αντιπροσωπεύουν τις πωλήσεις μιας ώρας κάποια συγκεκριμένη ημέρα, την τιμή ενός προϊόντος που μόλις διαθέσατε προς πώληση, ή το ποσοστό μιας κατηγορίας προϊόντων στις συνολικές πωλήσεις. Αφού τα δεδομένα καταχωριστούν στις κατάλληλες θέσεις, μπορείτε να δημιουργήσετε τύπους για να υπολογίσετε σύνολα, να βρείτε μέσους όρους, και να ταξινομήσετε τις γραμμές του φύλλου εργασίας με βάση τα περιεχόμενα μίας ή περισσότερων στηλών. Ωστόσο, αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ανάλυση υποθέσεων, ή να δείτε πώς επηρεάζουν τους τύπους του βιβλίου εργασίας οι αλλαγές των στοιχείων, πρέπει να προχωρήσετε σε τροποποίηση των δεδομένων.

Το πρόβλημα όταν επεξεργάζεστε δεδομένα που αντικατοπτρίζουν ένα συμβάν ή ένα προϊόν είναι ότι, αν τα τροποποιήσετε για να επηρεάσετε έναν τύπο, κινδυνεύετε να καταστρέψετε τα πρωτότυπα στοιχεία στην περίπτωση που αποθηκεύσετε κατά λάθος τις αλλαγές σας. Για να αποφύγετε τον κίνδυνο αυτόν μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο του βιβλίου εργασίας και να τροποποιείτε εκείνο, αλλά έχετε και τη δυνατότητα να δημιουργήσετε εναλλακτικά σύνολα δεδομένων, ή σενάρια, μέσα στο υπάρχον βιβλίο εργασίας.

excel_totorial_img_42

Όταν δημιουργείτε ένα σενάριο, δίνετε στο Excel 2007 εναλλακτικές τιμές για μια λίστα κελιών κάποιου φύλλου εργασίας. Για να προσθέσετε, να διαγράψετε, ή να τροποποιήσετε σενάρια μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη Διαχείριση Σεναρίων. Πατήστε στο κουμπί Προσθήκη για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Προσθήκη σεναρίου.

excel_totorial_img_43

Μέσω αυτού του πλexcel_totorial_img_44αισίου διαλόγου μπορείτε να δώσετε ένα όνομα στο σενάριο και να καθορίσετε τα κελιά όταν οποία θα τοποθετηθούν οι εναλλακτικές τιμές. Αφού πατήσετε στο ΟΚ, εμφανίζεται ένα νέο πλαίσιο διαλόγου με χώρο για να καταχωρίσετε νέες τιμές.

Πατώντας στο ΟΚ επιστρέφετε στο πλαίσιο διαλόγου Διαχείριση σεναρίων. Εκεί μπορείτε να πατήσετε στο κουμπί Εμφάνιση για να αντικαταστήσετε τις τιμές του πρωτότυπου φύλλου εργασίας με τις εναλλακτικές τιμές που μόλις ορίσατε στο σενάριο. Όλοι οι τύποι που χρησιμοποιούν κελιά με τροποποιημένες τιμές θα επαναϋπολογίσουν το αποτέλεσμα τους. Στη συνέχεια μπορείτε να καταργήσετε το σενάριο πατώντας στο κουμπί Αναίρεση της γραμμής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης.

Μια εξαιρετική δυνατότητα των σεναρίων του Excel 2007 είναι ότι δε σας περιορίζουν στη δημιουργία ενός μόνον εναλλακτικού συνόλου δεδομένων μπορείτε να δημιουργήσετε όσα θέλετε και να εναλλάσσεστε μεταξύ τους μέσω του πλαισίου διαλόγου Διαχείριση σεναρίων. Για να εφαρμόσετε περισσότερα από ένα σενάρια με το πλαίσιο διαλόγου Διαχείριση σεναρίων, πατήστε στο όνομα του πρώτου σεναρίου που θέλετε να εμφανίσετε, πατήστε στο κουμπί Εμφάνιση, και στη συνέχεια κάνετε το ίδιο για το δεύτερο σενάριο. Οι τιμές που ορίσατε ως τμήμα αυτών των σεναρίων θα εμφανιστούν στο φύλλο εργασίας σας, και το Excel 2007 θα ενημερώσει τυχόν υπολογισμούς οι οποίοι περιλαμβάνουν τα τροποποιημένα κελιά.

Η χρήση περισσότερων από ένα σεναρίων σάς δίνει μια εικόναexcel_totorial_img_45 για τον τρόπο με τον οποίο επηρεάζουν τους υπολογισμούς σας τα σενάρια, αλλά το Excel 2007 παρέχει και έναν τρόπο για να εμφανίσετε συγκεντρωμένα τα αποτελέσματα όλων των σεναρίων σε ένα μόνο φύλλο εργασίας. Για να δημιουργήσετε στο τρέχον βιβλίο εργασίας ένα φύλλο εργασίας το οποίο να συνοψίζει τις αλλαγές που οφείλονται στα σενάρια σας, ανοίξτε το πλαίσιο διαλόγου Διαχείριση σεναρίων και πατήστε στο κουμπί Σύνοψη. Θα ανοίξει έτσι το πλαίσιο διαλόγου Σύνοψη σεναρίου.

Στο πλαίσιο διαλόγου Σύνοψη σεναρίου μπορείτε να επιλέξετε το είδος του φύλλου εργασίας σύνοψης που θέλετε να δημιουργήσετε, καθώς και τα κελιά που θέλετε να εμφανίζονται σε αυτό. Για να επιλέξετε τα κελιά που θα εμφανιστούν στη σύνοψη πατήστε στο κουμπί του πλαισίου, επιλέξτε τα κελιά, και κατόπιν αναπτύξτε το πλαίσιο διαλόγου. Αφού βεβαιωθείτε ότι η περιοχή κελιών στο πλαίσιο αντιπροσωπεύει τα κελιά που θέλετε να συμπεριλάβετε στο φύλλο εργασίας της σύνοψης, πατήστε στο ΟΚ για να δημιουργήσετε το νέο φύλλο εργασίας.

Καλό είναι να δημιουργήσετε ένα σενάριο «αναίρεσης» με όνομα Κανονικό, το οποίο θα περιέχει τις αρχικές τιμές των κελιών που τροποποιούνται από τα άλλα σενάρια.

Όταν διευθύνετε μια επιχείρηση, πρέπει να είστε ενήμεροι για την πορεία κάθε τμήματος και κάθε προϊόντος, είτε απόλυτα είτε σε σχέση με άλλα τμήματα ή προϊόντα της εταιρείας. Όπως θα θέλατε πιθανόν να ανταμείψετε τους υπαλλήλους σας για τη διατήρηση του λειτουργικού κόστους σε χαμηλά επίπεδα, έτσι είναι πιθανό να θελήσετε να πάψετε να αντιπροσωπεύετε προϊόντα που δεν μπορείτε να πουλήσετε.

Παρόλο που είναι δυνατόν να υπολογίσετε την τιμή για την οποία excel_totorial_img_46το κόστος εργασίας θα έφτανα στο 20 τοις εκατό των συνολικών δαπανών, το Excel 2007 παρέχει έναν πιο εύκολο τρόπο για να το κάνετε αυτό: τη λειτουργία Αναζήτησης Στόχου. Για να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Αναζήτησης Στόχου, ανοίξτε την καρτέλα Δεδομένα και κατόπιν, στην ομάδα Εργαλεία δεδομένων, πατήστε στο κουμπί Ανάλυση πιθανοτήτων. Από το μενού που εμφανίζεται επιλέξτε Αναζήτηση στόχου για να ανοίξετε το ομώνυμο πλαίσιο διαλόγου.

Σε αυτό το πλαίσιο διαλόγου προσδιορίζετε το κελί με την τιμή-στόχο στην περίπτωση αυτή είναι το κελί C4 το οποίο περιέχει το κόστος της κατηγορίας Εργατικό. Το πλαίσιο περιέχει την τιμή-στόχο (.2, που ισοδυναμεί με 20%), και καθορίζει το κελί με την τιμή που θα τροποποιεί το Excel 2007; προκειμένου να παραγάγει την τιμή-στόχο 20% στο κελί C3. Στο παράδειγμα αυτό, το κελί που θα τροποποιείται είναι το C3.

Πατώντας στο ΟΚ, λέτε στο Excel 2007 να ξεκινήσει την αναζήτηση λύσης για το στόχο που θέσατε. Όταν το πρόγραμμα φέρει σε πέρας το έργο του, οι νέες τιμές θα εμφανιστούν στα καθορισμένα κελιά και θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου Κατάσταση αναζήτησης στόχου.

Comments are closed.