28 Φεβρουάριος 2009
Comments: 0

Σύνοψη και ομαδοποίηση δεδομένων

[embedplusvideo height=»447″ width=»560″ standard=»http://www.youtube.com/v/IJ03ELOEGJY?fs=1&hd=1″ vars=»ytid=IJ03ELOEGJY&width=560&height=447&start=&stop=&rs=w&hd=1&autoplay=1&react=0&chapters=&notes=» id=»ep8431″ /]

Με μια ματιά:

Στο tutorial αυτό θα μάθετε να συνοψίζετε πολλά σύνολα δεδομένων, και να ομαδοποιείτε πολλές λίστες δεδομένων.

Transcript:

Όταν δημιουργείτε μια σειρά από φύλλα εργασίας που περιέχουν παρόμοια δεδομένα (όπως με τη χρήση κάποιου προτύπου), κατασκευάζετε ένα συνεπές σύνολο βιβλίων εργασίας στα οποία τα δεδομένα είναι αποθηκευμένα σε αναμενόμενες θέσεις. Για παράδειγμα, στο πρότυπο βιβλίο εργασίας στο παράδειγμά μας ο αριθμός των τηλεφωνικών κλήσεων που έγιναν από τις 9:00 πμ. μέχρι τις 10:00 πμ. στο τηλεφωνικό κέντρο του Αθηναϊκού τηλεφωνικού κέντρου αποθηκεύονται στο κελί C5.

excel_totorial_img_40

 Η χρήση συνδέσμων για τη λήψη δεδομένων από το ένα φύλλο εργασίας στο άλλο αποτελεί ένα ισχυρό βοήθημα που σας δίνει τη δυνατότητα να συνδυάζετε στοιχεία από διαφορετικές προελεύσεις σε μία μοναδική θέση. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα φύλλο εργασίας για τα συνολικά έσοδα συγκεκριμένων μηνών ενός έτους, να χρησιμοποιήσετε συνδέσμους για να πάρετε τις τιμές αυτές από τα φύλλα εργασίας στα οποία καταγράφονται οι πωλήσεις, και κατόπιν να δημιουργήσετε έναν τύπο για να εκτελέσετε υπολογισμούς με τα δεδομένα. Όμως, σε μεγάλα φύλλα εργασίας με εκατοντάδες κελιά γεμάτα δεδομένα, η δημιουργία συνδέσμων από κάθε κελί προς τα, κελιά κάποιου άλλου φύλλου εργασίας είναι χρονοβόρα. Επίσης, ο υπολογισμός ενός αθροίσματος μέσου όρου θα απαιτούσε την ύπαρξη συνδέσμων προς τα κελιά όλων των βιβλίων εργασίας.

Ευτυχώς, υπάρχει ένας πιο εύκολος τρόπος για να συνδυάζετε δεδομένα από πολλά φύλλα εργασίας σε ένα μόνο φύλλο. Η διαδικασία αυτή ονομάζεται συνάθροιση δεδομένων, και σας επιτρέπει να ορίζετε περιοχές κελιών από διαφορετικά φύλλα εργασίας και να βάζετε το Excel 2007 να συνοψίσει τα δεδομένα. Ο καθορισμός αυτών των περιοχών γίνεται στο πλαίσιο διαλόγου Συνολική εικόνα.

excel_totorial_img_41

Αφού ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου, μεταφέρεστε στο φύλλο εργασίας με τα κελιά της πρώτης περιοχής που θέλετε να συμπεριλάβετε στη σύνοψη σας. Όταν επιλέξετε τα κελιά, η τρισδιάστατη αναφορά της περιοχής που επιλέξατε εμφανίζεται στο πλαίσιο διαλόγου Συνολική εικόνα.

Πατώντας στο κουμπί Προσθήκη αποθηκεύετε την αναφορά, ενώ με το κουμπί Διαγραφή αφαιρείτε μια περιοχή από τον υπολογισμό. Στη συνέχεια μπορείτε να επιλέξετε τις υπόλοιπες περιοχές δεδομένων που θα συμπεριλάβετε στη σύνοψη. Τα περιεχόμενα των κελιών που βρίσκονται στην ίδια σχετική θέση των περιοχών θα συνοψιστούν μαζί. Έτσι, το κελί στην επάνω αριστερή γωνία μιας περιοχής θα προστεθεί στο κελί της επάνω αριστερής γωνίας μιας άλλης περιοχής, ακόμη και αν αυτές οι περιοχές βρίσκονται σε διαφορετικές θέσεις στο φύλλο εργασίας. Αφού επιλέξετε τις περιοχές που θα χρησιμοποιήσετε στη σύνοψή σας, μπορείτε να καθορίσετε το είδος του υπολογισμού που θα εκτελεστεί μετά δεδομένα (άθροισμα, μέσος όρος, κ.ο.κ.). Όταν ολοκληρώσετε την επιλογή των περιοχών που θα χρησιμοποιηθούν στον υπολογισμό, πατήστε στο ΟΚ για να συνοψίσετε τα δεδομένα στο φύλλο εργασίας προορισμού.

Όταν χρησιμοποιήσετε το Excel 2007 για κάποιον καιρό, θα διαπιστώσετε ότι συχνά δουλεύετε ταυτόχρονα με κάποια συγκεκριμένα βιβλία εργασίας. Αν θέλετε να ανοίγετε ένα σύνολο αρχείων ταυτόχρονα, μπορείτε να τα ορίσετε ως τμήμα ενός χώρου εργασίας, ώστε να χρησιμοποιείτε ένα μοναδικό όνομα αρχείου του Excel 2007 για να αναφέρεστε σε πολλά βιβλία εργασίας. Για να ορίσετε ένα χώρο εργασίας, ανοίγετε τα αρχεία που θέλετε να συμπεριλάβετε σε αυτόν και κατόπιν ανοίγετε το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση χώρου εργασίας. Όταν ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση χώρου εργασίας, πατώντας στο κουμπί Αποθήκευση αποθηκεύετε τις αναφορές στα αρχεία του Excel 2007 που είναι ανοιχτά τη δεδομένη στιγμή. Κάθε φορά που ανοίγετε ένα χώρο εργασίας τον οποίο έχετε δημιουργήσει, εμφανίζονται όλα τα αρχεία που ήταν ανοιχτά τη στιγμή του ορισμού του. Ένα αρχείο που έχει συμπεριληφθεί σε ένα χώρο εργασίας δεν παύει να συμπεριφέρεται όπως όλα τα υπόλοιπα μπορείτε να το ανοίξετε και μόνο του.

Comments are closed.