19 Φεβρουάριος 2009
Comments: 0

Συνδυασμός δεδομένων από πολλές πηγές

[embedplusvideo height=»447″ width=»560″ standard=»http://www.youtube.com/v/Q0ljisVVwCg?fs=1&hd=1″ vars=»ytid=Q0ljisVVwCg&width=560&height=447&start=&stop=&rs=w&hd=1&autoplay=1&react=0&chapters=&notes=» id=»ep3344″ /]

Με μια ματιά:

Στο tutorial αυτό θα μάθετε να χρησιμοποιείτε μια λίστα δεδομένων ως πρότυπο για άλλες λίστες, να δουλεύετε με περισσότερα από ένα σύνολα δεδομένων και να δημιουργείτε συνδέσμους προς δεδομένα άλλων βιβλίων εργασίας.

Transcript:

Αφού αποφασίσετε τον τύπο των δεδομένων που θέλετε να αποθηκεύσετε σε ένα βιβλίο εργασίας και ποια μορφή θα πρέπει να έχει αυτό, ίσως θελήσετε να δημιουργήσετε και άλλα παρόμοια βιβλία εργασίας χωρίς όμως να προσθέσετε ξανά όλες τις μορφοποιήσεις και τους τύπους.

Όταν καταλήξετε στο σχεδιασμό των βιβλίων εργασίας σας, μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα από αυτά ως πρότυπο, δηλαδή ως υπόδειγμα για όμοια βιβλία που θα δημιουργήσετε στο μέλλον. Σε ένα βιβλίο εργασίας που θα αποθηκεύσετε ως πρότυπο μπορείτε να αφήσετε τις ετικέτες δεδομένων που διευκολύνουν την καταχώριση των δεδομένων, αλλά πρέπει να αφαιρέσετε όλα τα δεδομένα, τόσο για την αποφυγή σφαλμάτων καταχώρισης όσο και για να μην υπάρχει σύγχυση σχετικά με το αν είναι πρότυπο ή όχι. Επίσης, καλό είναι να διαγράψετε όσα φύλλα εργασίας δε χρειάζεστε, πατώντας με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στην καρτέλα τους και επιλέγοντας τη διαταγή Διαγραφή από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται.

Για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο από κάποιο υπάρχον βιβλίο εργασίας, αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας ως Πρότυπο του Excel (δηλαδή, αρχείο με προέκταση .xltx), που μπορείτε να επιλέξετε από το πτυσσόμενο πλαίσιο καταλόγου Αποθήκευση ως του ομώνυμου πλαισίου διαλόγου. Αν θελήσετε κάποια στιγμή να τροποποιήσετε το πρότυπο, μπορείτε να το ανοίξετε όπως οποιοδήποτε άλλο κανονικό βιβλίο εργασίας (δηλαδή, αρχείο του Excel 2007 με προέκταση .xlsx) και να κάνετε τις αλλαγές σας. Όταν τελειώσετε, αποθηκεύστε ξανά το αρχείο κανονικά, θα εξακολουθήσει να είναι πρότυπο.

Αφού αποθηκεύσετε ένα βιβλίο εργασίας ως πρότυπο, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε ως μοντέλο για νέα βιβλία εργασίας. Για να δημιουργήσετε ένα βιβλίο εργασίας από ένα πρότυπο του Excel 2007, πατήστε στο κουμπί Office και μετά επιλέξτε τη διαταγή Δημιουργία για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία βιβλίου εργασίας.

excel_totorial_img_38

Στο αριστερό τμήμα του πλαισίου διαλόγου Δημιουργία βιβλίου εργασίας υπάρχουν κάποια χαρακτηριστικά πρότυπα τα οποία εμφανίζονται ως προεπιλογή όταν ανοίγετε το πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία βιβλίου εργασίας, τα πρότυπα που είναι εγκατεστημένα στον υπολογιστή σας, καθώς και μια λίστα κατηγοριών προτύπων που είναι διαθέσιμες στην τοποθεσία Ιστού του Microsoft Office. Στο μεσαίο τμήμα του πλαισίου διαλόγου υπάρχει το τμήμα Πρότυπα που χρησιμοποιήθηκαν πρόσφατα, το οποίο περιέχει μια λίστα όλων των προτύπων που έχετε χρησιμοποιήσει πρόσφατα.

Στο πλαίσιο διαλόγου Πρότυπα μπορείτε να διπλοπατήσετε στο πρότυπο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως μοντέλο για το βιβλίο εργασίας σας. Το Excel 2007 δημιουργεί έτσι ένα νέο βιβλίο εργασίας, με τη μορφοποίηση και τα περιεχόμενα του προτύπου στις σωστές θέσεις.

Εκτός από τη δημιουργία ενός προτύπου βιβλίου εργασίας, μπορείτε να δημιουργήσετε και ένα πρότυπο το οποίο θα προσθέτετε ως φύλλο εργασίας μέσα σε ένα υπάρχον βιβλίο εργασίας. Για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο φύλλο εργασίας, σχεδιάστε το φύλλο εργασίας που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως πρότυπο, διαγράψτε όλα τα άλλα φύλλα εργασίας του βιβλίου εργασίας, και αποθηκεύστε το ως πρότυπο. Για να προσθέσετε στο βιβλίο εργασίας σας ένα φύλλο εργασίας που βασίζεται σε αυτό το πρότυπο, πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στην καρτέλα κάποιου φύλλου εργασίας και στη συνέχεια επιλέξτε τη διαταγή Εισαγωγή για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή.

excel_totorial_img_39

Το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή διαιρεί τα περιεχόμενα του σε δύο καρτέλες. Η καρτέλα Γενικές επιλογές περιέχει κουμπιά στα οποία μπορείτε να πατήσετε για να προσθέσετε ένα κενό φύλλο εργασίας (όπως αν πατήσετε στο κουμπί Εισαγωγή φύλλου εργασίας της γραμμής καρτελών), ένα φύλλο γραφήματος, και οποιοδήποτε πρότυπο φύλλο εργασίας έχετε δημιουργήσει. Η καρτέλα Λύσεις με υπολογιστικά φύλλα περιέχει μια ομάδα χρήσιμων προτύπων για μια ποικιλία εμπορικών και προσωπικών εργασιών.

Για να προσθέσετε στο βιβλίο εργασίας σας ένα λογιστικό φύλλο μέσω του πλαισίου διαλόγου Εισαγωγή, πατήστε στο πρότυπο που θέλετε και μετά πατήστε στο ΟΚ.

Η αποκοπή και η επικόλληση δεδομένων από ένα βιβλίο εργασίας σε κάποιο άλλο είναι ένας γρήγορος και εύκολος τρόπος για να συγκεντρώνετε σε μία θέση δεδομένα που σχετίζονται μεταξύ τους. Υπάρχει όμως ένας σημαντικός περιορισμός: αν τα δεδομένα των αρχικών κελιών αλλάξουν, η μεταβολή αυτή δε μεταφέρεται στα κελιά όπου αντιγράφηκαν τα δεδομένα. Με άλλα λόγια, η αποκοπή και η επικόλληση των περιεχομένων ενός κελιού δε δημιουργεί κάποια σχέση ανάμεσα στο κελί προορισμού και το κελί προέλευσης.

Δημιουργώντας ένα σύνδεσμο ανάμεσα στα δύο κελιά μπορείτε να εξασφαλίσετε ότι τα δεδομένα στο κελί προορισμού θα ενημερώνονται αυτόματα για κάθε μεταβολή που γίνεται στο αρχικό κελί αντί να τοποθετήσετε την τιμή στο κελί προορισμού με πληκτρολόγηση ή επικόλληση, δημιουργείτε ένα είδος τύπου που δείχνει στο Excel 2007 την προέλευση από την οποία θα πάρει την τιμή για το συγκεκριμένο κελί.

Για να δημιουργήσετε ένα σύνδεσμο μεταξύ δύο κελιών, ανοίξτε και το βιβλίο εργασίας με το κελί από το οποίο θα πάρετε την τιμή και το βιβλίο με το κελί προορισμού. Στη συνέχεια πατήστε στο κελί προορισμού και πληκτρολογήστε το σύμβολο ίσον, δηλώνοντας έτσι ότι θέλετε να δημιουργήσετε έναν τύπο. Μετά από αυτό, ενεργοποιήστε το βιβλίο εργασίας με το κελί από το οποίο θέλετε να πάρετε την τιμή, και πατήστε σε αυτό το κελί.

Όταν επιστρέψετε στο βιβλίο εργασίας με το κελί προορισμού, θα διαπιστώσετε ότι το Excel 2007 έχει συμπληρώσει τον τύπο με την αναφορά του κελιού στο οποίο πατήσατε.

Στο παράδειγμα μας, η αναφορά ='[Βιβλίο3.xlsx]Φύλλο1′!$Β$3 παρέχει τρεις πληροφορίες: το βιβλίο εργασίας, το φύλλο εργασίας, και το κελί στο οποίο πατήσατε. Το πρώτο στοιχείο της αναφοράς, το όνομα του βιβλίου εργασίας, περικλείεται σε αγκύλες, το τέλος του δεύτερου στοιχείου σημειώνεται με ένα θαυμαστικό, και το τρίτο στοιχείο, η αναφορά του κελιού, έχει σύμβολα δολαρίου πριν από τα αναγνωριστικά γραμμής και στήλης. Οι αναφορές τέτοιου είδους ονομάζονται τρισδιάστατες αναφορές, επειδή περιέχουν και τις τρεις «διαστάσεις» που είναι απαραίτητες για τον καθορισμό ενός κελιού κάποιου άλλου βιβλίου εργασίας.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε συνδέσμους προς κελιά ενός πίνακα δεδομένων του Excel 2007. Τέτοιοι σύνδεσμοι περιλαμβάνουν τα ονόματα του βιβλίου εργασίας, του φύλλου εργασίας, του πίνακα, καθώς και τις αναφορές γραμμής και στήλης του κελιού με το οποίο δημιουργείτε το σύνδεσμο. Για παράδειγμα, αν δημιουργήσετε ένα σύνδεσμο προς το κελί της στήλης Σύνολο Τριμήνου μιας γραμμής συνόλου του πίνακα Πίνακας1, θα έχετε ως αποτέλεσμα μια αναφορά της μορφής =’Βιβλίο3.xlsx’!Πίνακας1[[#Συγκεντρωτικά στοιχεία],[Σύνολο Τριμήνου]].

Κάθε φορά που ανοίγετε ένα βιβλίο εργασίας το οποίο περιέχει κάποιο σύνδεσμο προς ένα άλλο έγγραφο, το Excel 2007 προσπαθεί να ενημερώσει τα στοιχεία των συνδεδεμένων κελιών. Αν το πρόγραμμα δεν μπορέσει να εντοπίσει την προέλευση, επειδή για παράδειγμα κάποιο βιβλίο ή φύλλο εργασίας έχει διαγραφεί ή αλλάξει όνομα, εμφανίζει ένα πλαίσιο προειδοποίησης που σας πληροφορεί ότι υπάρχει κάποιος κατεστραμμένος σύνδεσμος. Στο σημείο αυτό μπορείτε να πατήσετε στο κουμπί Ενημέρωση και κατόπιν στο κουμπί Επεξεργασία συνδέσεων για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Επεξεργασία συνδέσεων και να δείτε ποιος σύνδεσμος έχει διακοπεί. Αφού εντοπίσετε τον κατεστραμμένο σύνδεσμο, μπορείτε να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου Επεξεργασία συνδέσεων, να πατήσετε στο κελί που περιέχει τον προβληματικό σύνδεσμο, και να δημιουργήσετε ένα νέο σύνδεσμο προς τα κατάλληλα δεδομένα.

Αν πληκτρολογήσετε μόνοι σας κάποιο σύνδεσμο και κάνετε λάθος, στο κελί εμφανίζεται ένας κωδικός σφάλματος αναφοράς #ΑΝΑΦ!. Για να διορθώσετε το σύνδεσμο πατήστε στο κελί, διαγράψτε τα περιεχόμενα του, και πληκτρολογήστε ξανά το σύνδεσμο ή δημιουργήστε τον με τη μέθοδο που περιγράψαμε προηγουμένως.

Comments are closed.